Envoi et importation d'e-mails

L’invoiceR utilise l’e-mail à deux endroits :

• Envoi : l’invoiceR envoie lui-même les notifications, les rappels et les messages système (par exemple le rappel quotidien des tâches ou la réinitialisation d’un mot de passe).
• Importation : les factures que les fournisseurs envoient par e-mail, l’invoiceR les récupère dans une boîte aux lettres et en crée de nouveaux documents.

Les deux parties se configurent séparément. Une boîte aux lettres pour l’importation n’a pas besoin d’être la même que le compte expéditeur pour l’envoi.

Configurer l’envoi d’e-mails

Vous réglez l’envoi sous Administration > Paramètres, dans l’onglet E-mail (SMTP).

Onglet « E-mail (SMTP) » sous Administration > Paramètres avec les champs Adresse e-mail de l’expéditeur (from) par défaut, Nom de l’expéditeur (from) par défaut et l’interrupteur pour OAuth

Champ	Signification
Adresse e-mail de l’expéditeur (from) par défaut	Adresse qui figure comme expéditeur dans les e-mails, par exemple invoicer@contoso.ch.
Nom de l’expéditeur (from) par défaut	Nom que les destinataires voient comme expéditeur, par exemple invoiceR.

Vous choisissez ensuite l’un des deux modes d’envoi :

Envoi via un serveur SMTP

Pour un serveur de messagerie propre ou un service de relais SMTP, remplissez Hôte SMTP, Port SMTP, Utiliser SSL et, au besoin, Utiliser les informations d’identification par défaut avec Nom de domaine, Nom d’utilisateur et Mot de passe.

Microsoft 365

Microsoft a annoncé la fin de l’authentification avec nom d’utilisateur et mot de passe (Basic Authentication) pour Exchange Online. Si vous utilisez Microsoft 365, utilisez l’envoi via Microsoft Graph.

Envoi via Microsoft Graph (Microsoft 365)

Si vous activez l’interrupteur Use OAuth credentials, l’invoiceR n’envoie pas les e-mails par SMTP, mais par l’interface Microsoft Graph, au nom d’une boîte aux lettres. Vous avez besoin pour cela d’une inscription d’application dans Microsoft Entra ID avec l’autorisation d’application Mail.Send, et vous remplissez les champs suivants :

Champ	Contenu
Tenant Id	ID du répertoire (Tenant ID) de votre mandant Microsoft.
Client Id	ID de l’application (Application ID) de l’inscription d’application.
Client Secret	Clé secrète de l’inscription d’application.
ObjectId	ID d’objet de l’utilisateur ou de la boîte aux lettres au nom de laquelle l’invoiceR envoie. Vous trouvez l’ID d’objet dans Microsoft Entra ID, sur l’utilisateur concerné.

Les e-mails envoyés arrivent dans le dossier « Éléments envoyés » de cette boîte aux lettres.

Limiter les expéditeurs

L’autorisation Mail.Send permet d’abord à l’application d’envoyer au nom de chaque boîte aux lettres de votre organisation. Limitez cela aux boîtes aux lettres souhaitées avec une Application Access Policy dans Exchange Online, voir Connexion de la boîte aux lettres (section « Limiter l’envoi à certaines boîtes aux lettres »).

Tester les paramètres

Dans la section E-mail Test-Einstellungen, saisissez une adresse de destinataire et cliquez sur Envoyer un e-mail de test. Si l’e-mail arrive, l’envoi est correctement configuré.

Configurer l’importation d’e-mails

L’importation est assurée par une tâche récurrente qui vérifie régulièrement si une boîte aux lettres contient de nouveaux e-mails. Pour chaque e-mail :

• Un PDF en pièce jointe : l’invoiceR crée un nouveau document avec ce PDF.
• Aucun PDF en pièce jointe : l’invoiceR crée un document sans fichier.
• Plusieurs PDF en pièce jointe : l’e-mail n’est pas traité automatiquement, mais déplacé dans un dossier pour le traitement manuel.

L’invoiceR déplace chaque e-mail traité, selon le résultat, dans un sous-dossier propre de la boîte aux lettres. Vous voyez ainsi à tout moment ce qui a été importé et où il y a eu des problèmes.

Comment raccorder la boîte aux lettres (Microsoft 365, serveur IMAP) et quels paramètres existent, c’est décrit sous Connexion de la boîte aux lettres. La réception des documents par e-mail du point de vue des utilisateurs est décrite sous Importation d’e-mails.