Affectation à l'imputation

Après la réception des documents et la validation, l’imputation est en règle générale la première étape qu’une personne effectue à la main. Le règlement d’affectation détermine quel utilisateur ou quel rôle reçoit un document pour l’imputation. Si cela ne peut pas être déterminé de manière univoque, le document arrive à l’étape Manuelle Zuweisung (affectation manuelle). Là, quelqu’un choisit à la main qui doit imputer.

Pour savoir à quoi ressemble l’étape pour les utilisateurs, consultez Affectation.

Ouvrir le règlement

Chaque unité d’organisation (mandant) peut avoir son propre règlement d’affectation.

Ouvrez Administration > Unités d'organisation.
Dans l’organigramme, cliquez sur le symbole de panneau indicateur orange de l’unité d’organisation souhaitée (Zuweisungs-Reglement bearbeiten, modifier le règlement d’affectation).

Si une unité d’organisation n’a pas encore de règlement, vous le créez par un clic droit sur l’unité d’organisation, via Zuweisungs-Reglement > Zuweisungs-Reglement hinzufügen. Le même menu contextuel vous donne accès, sous Zuweisungs-Reglemente bearbeiten, à tous les règlements existants.

Pour le symbole et la modification, l’autorisation Admin.AssignmentMapping est requise sur l’unité d’organisation.

Organigramme sous Administration > Unités d’organisation avec les symboles de règlement colorés à côté d’une unité d’organisation

La fenêtre du règlement comporte trois onglets :

Règles : toutes les règles appliquées à un nouveau document.
Ordre : dans quel ordre l’invoiceR cherche une règle appropriée. Le premier résultat positif est toujours retenu.
Comportement d’exception : ce qui se passe lorsqu’aucune règle ne convient.

Règles

Propriété de filtre

Chaque règle se rapporte à une seule propriété du document. Vous avez le choix entre Centre de coûts, Compte, Projet, Fournisseur, Porteur de coûts et Utilisateur. Après la sélection, l’invoiceR affiche un tableau avec les valeurs possibles issues des données de base. Cochez les valeurs souhaitées. Si vous connaissez les numéros, vous pouvez les saisir à la place, séparés par des virgules, dans le champ sous le tableau. Avec Afficher les entrées sélectionnées en haut de la liste, vous voyez rapidement ce qui est déjà choisi.

Exemple : une règle avec la propriété de filtre Fournisseur et trois fournisseurs sélectionnés s’applique à tous les documents de ces trois fournisseurs.

Qui reçoit le document

Pour chaque règle, vous définissez à qui le document est affecté :

Utilisateur d’assignation
Utilisateur d’assignation par procuration : ne reçoit le document que si l’utilisateur d’assignation est absent.
Rôle d’assignation et Rôle d’assignation par procuration

Vous pouvez choisir un utilisateur, un rôle ou les deux.

Valeurs par défaut

Lorsqu’une règle s’applique, elle peut transmettre directement des valeurs au document : Centre de coûts par défaut, Porteur de coûts par défaut, Compte par défaut, Projet par défaut et Condition de paiement par défaut. On peut ainsi configurer par exemple que toutes les factures d’un fournisseur sont automatiquement attribuées à un projet et remises à un rôle déterminé.

Pour chaque valeur, vous choisissez :

aucune : pas de valeur par défaut.
sélection directe : une valeur fixe de la règle.
… par défaut de l’utilisateur d’assignation : la valeur enregistrée chez l’utilisateur d’assignation (pour le centre de coûts ou le porteur de coûts, le compte et le projet).

Pour la condition de paiement, il existe en plus sélection directe (écraser) : elle remplace aussi une valeur déjà présente sur le document.

Imputation standard

Sous Imputation standard, vous enregistrez des lignes d’imputation complètes. Description, Compte, Centre de coûts, Projet, Code TVA et Taux de TVA sont repris directement par l’invoiceR sur le document. Form détermine avec quel formulaire d’imputation la ligne sera traitée plus tard. Vous indiquez le montant de manière absolue (Montant brut) ou comme part du montant du document (En pourcentage).

Ordre

Un document peut correspondre en même temps à une règle pour son centre de coûts, à une pour son compte et à une pour son fournisseur. Dans l’onglet Ordre, vous déterminez quelle propriété est vérifiée en premier. Faites glisser les entrées dans l’ordre souhaité.

Outre Centre de coûts, Compte, Fournisseur et Projet, il existe deux entrées particulières :

Affectation directe : l’invoiceR vérifie si une personne ou un rôle a déjà été choisi pour l’imputation lors de la numérisation ou de la validation. Si oui, cette personne ou ce rôle reçoit directement le document. Avec le symbole de roue dentée, vous réglez ce qui se passe lorsque cette personne est absente (Comportement lorsque l’utilisateur est hors de chez lui) : ne rien faire et attendre, affecter au suppléant personnel, utiliser un utilisateur configuré de manière fixe, saisir un suppléant ou sauter l’affectation directe.
Comportement d’exception : dès que la recherche atteint cette entrée, le comportement d’exception s’applique immédiatement. Les entrées situées en dessous ne sont jamais prises en compte et sont donc affichées en gris.

Comportement d’exception

Vous définissez ici où va un document lorsqu’aucune règle ne convient :

Utiliser les règles parentales : l’invoiceR poursuit la recherche dans le règlement d’affectation de l’unité d’organisation parente. Cette option n’apparaît que s’il existe une unité d’organisation parente.
Affecter à un rôle : le document va de manière fixe à un rôle.
Affecter à un utilisateur : le document va de manière fixe à un utilisateur, éventuellement avec Suppléance et Rôle de suppléant.

Avec Route, vous déterminez en plus à quelle étape le document va dans ce cas : à l’affectation manuelle (Assignment2ManualAssignment), à l’imputation (Assignment2Accounting) ou au contrôle final (Assignment2Endcheck). Sans indication, le chemin normal s’applique.