Affectation

C’est à l’affectation que se décide qui impute un nouveau document. Dans le cas idéal, cela se fait automatiquement et vous ne remarquez rien de cette étape.

Affectation automatique

Après la réception des documents, l’invoiceR cherche dans le règlement d’affectation une règle adaptée, le plus souvent à l’aide du centre de coûts indiqué sur la facture. S’il en trouve une, le document passe directement à l’imputation chez la personne ou le rôle enregistré dans la règle.

La structure du règlement et sa maintenance sont décrites sous Règlement d’affectation.

Affectation manuelle

Si l’invoiceR ne trouve aucune règle adaptée, le document arrive à l’étape Affectation manuelle. Ces tâches sont visibles par toutes les personnes responsables de l’affectation manuelle, en général la comptabilité.

1. Ouvrez la tâche. L’onglet Affectation manuelle est déjà sélectionné.
2. Choisissez une personne sous Affecter à un utilisateur ou un rôle sous Affecter à un rôle. Vous pouvez aussi choisir les deux.
3. Écrivez si nécessaire un Commentaire pour la personne qui impute.
4. Cliquez sur Attribuer le document.

Le document passe à l’imputation et apparaît dans la liste des tâches de la personne choisie ou chez tous les membres du rôle choisi.

Note

Le rôle responsable de l’affectation manuelle n’est lui-même pas un choix valable. Choisissez la personne ou le rôle qui doit imputer le document.

Affecter via le centre de coûts d’affectation

Au lieu de choisir une personne à la main, vous pouvez aussi compléter le bon centre de coûts et relancer l’affectation automatique :

1. Dans l’onglet Aperçu, saisissez le bon centre de coûts dans le champ Charges d’affectation.
2. Cliquez sur Problème avec ce document et choisissez l’action qui réexécute l’affectation.

L’invoiceR cherche alors dans le règlement avec le nouveau centre de coûts. Le nom de l’action chez vous dépend de la configuration.

Affecter un document autrement par la suite

Si un document est déjà à l’imputation mais chez la mauvaise personne, la personne qui impute peut le transmettre avec Transmettre un justificatif, voir Actions sur le document. La comptabilité peut en outre attribuer des tâches à une autre personne par clic droit dans la liste des tâches.