PatNG

Avec le module PatNG, l’invoiceR traite les factures de prestations externes, c’est-à-dire les factures pour des prestations fournies à des patientes et patients par des services externes. L’invoiceR associe chaque ligne de facture à un cas de patient, la saisit comme prestation et l’impute pour la comptabilité financière.

Données de patients

Les factures de prestations externes contiennent des données de patients. Ne transmettez les documents qu’aux personnes qui en ont besoin pour leur travail.

Déroulement en bref

Réception de la facture → reconnaissance de texte → saisie des prestations → association au cas → imputation → validation → comptabilité financière

Les factures qui ne peuvent pas être associées automatiquement arrivent dans la file d’erreurs et y sont traitées manuellement.

Note

Les factures de prestations externes nécessitent leur propre réception de factures, donc leur propre adresse e-mail. Ainsi, elles ne se mélangent pas aux autres factures.

Rôles

Dans le déroulement PatNG, il existe deux rôles. Les noms exacts des rôles peuvent différer chez vous.

Rôle	Tâches
Saisie des prestations (par exemple « PAT-Admin »)	Saisir et vérifier les postes de prestations et les associer à des cas. Traite la file d’erreurs.
Imputation (par exemple « PAT-Kontierung »)	Imputer les prestations saisies, vérifier les centres de coûts et les comptes généraux, valider pour la comptabilité financière. Voit la saisie des prestations, mais ne la modifie pas.

Pour que le déroulement puisse se faire entièrement de manière automatique, les deux rôles doivent être configurés et des personnes doivent leur être affectées.

Préparer les données de base

L’association automatique ne fonctionne qu’aussi bien que les données de base. Tenez-les à jour avant l’arrivée des premières factures.

Saisir les numéros de prestation

Les numéros de prestation sont la base de l’association des lignes de facture.

1. Ouvrez dans les données de base la liste des numéros de prestation.
2. Créez un nouveau numéro de prestation avec +.
3. Saisissez la désignation (par exemple « Physiothérapie séance individuelle ») et le numéro.
4. Enregistrez l’entrée.

Enregistrer le numéro de prestation et l’imputation chez le créancier

Vous associez à chaque créancier les numéros de prestation appropriés et l’imputation :

1. Ouvrez le créancier dans les données de base.
2. Saisissez le numéro de prestation correspondant.
3. Définissez le centre de coûts :
   • KST (centre de coûts collectif) : centre de coûts fixe pour toutes les factures de ce créancier.
   • EKST (centre de coûts du prestataire) et AKST (centre de coûts du mandant) : repris automatiquement de l’historique du cas.
4. Enregistrez l’association.

Étapes du processus

Les noms des étapes sont définis par votre administration. Les suivants sont usuels.

PAT-Leistungserfassung

L’invoiceR lit la facture et la compare avec les données de base et les cas :

1. La reconnaissance de texte lit le créancier, la date de prestation, la date de mandat et les indications du patient.
2. Avec le nom, la date de naissance et la date de prestation, l’invoiceR cherche le cas correspondant dans PatNG. S’il y a exactement un résultat, le cas est associé.
3. Le numéro de prestation est rempli à l’aide du créancier, AKST et EKST proviennent de l’historique du cas.
4. Vous vérifiez l’association et la confirmez ou la corrigez.

Champ	Origine
Numéro de prestation	Données de base du créancier
Date de prestation	Reconnaissance de texte
Date de mandat	Reconnaissance de texte
AKST / EKST	Historique du cas associé
Cas	Reconnaissance de texte et comparaison avec PatNG

PAT-Kontierung

Après la saisie des prestations, la facture est imputée automatiquement :

1. L’invoiceR génère les lignes d’imputation à partir de l’association du créancier et du numéro de prestation.
2. Le compte de charges, le centre de coûts et d’autres indications sont définis.
3. La personne ayant le rôle d’imputation vérifie que l’imputation est complète et correcte.
4. Après la validation, l’écriture est transmise à la comptabilité financière.

Pour qu’une prestation puisse être transmise, chaque poste a besoin de Cas, Date de mandat, Date de prestation, Numéro de prestation, AKST, EKST et Quantité. S’il manque quelque chose, l’invoiceR signale que la prestation n’est pas saisie complètement.

PAT-Fehlertopf

Si une facture ne peut pas être traitée automatiquement, elle arrive dans la file d’erreurs. Les raisons sont par exemple :

• Il manque des indications de patient sur la facture, comme le nom ou la date de naissance.
• Il n’y a aucun cas correspondant ou plus d’un.
• Le créancier est inconnu ou n’a pas de numéro de prestation.

Voici comment traiter une facture dans la file d’erreurs :

1. Ouvrez dans la liste des tâches la facture à l’étape PAT-Fehlertopf.
2. Vérifiez les données reconnues et complétez ou corrigez : nom du patient et date de naissance, numéro de cas, numéro de prestation et centre de coûts (KST, EKST, AKST).
3. Quand tout est saisi, transmettez la facture pour qu’elle puisse être imputée.

Astuce

Si les factures d’un créancier arrivent sans cesse dans la file d’erreurs, vérifiez ses données de base. Des numéros de prestation et des imputations entièrement tenus à jour évitent beaucoup de travail manuel par la suite.

Questions fréquentes

Problème	Cause possible	Solution
Le cas n’est pas associé automatiquement.	Les indications du patient manquent sur la facture ou diffèrent.	Compléter les indications dans la file d’erreurs. Si cela arrive souvent, signaler la qualité des factures au fournisseur.
Aucune ligne d’imputation n’est générée.	Le numéro de prestation ou l’imputation manque chez le créancier.	Vérifier et compléter les données de base du créancier.
La facture arrive dans la file d’erreurs malgré des données correctes.	Plusieurs cas sont possibles.	Choisir manuellement le bon cas dans la file d’erreurs.
La date de prestation est mal reconnue.	Mauvaise qualité de scan ou format de facture inhabituel.	Corriger la date manuellement et clarifier le format de facture avec le fournisseur.

Termes

Terme	Signification
KST	Centre de coûts collectif, fixe par créancier
EKST	Centre de coûts du prestataire, issu de l’historique du cas
AKST	Centre de coûts du mandant, issu de l’historique du cas
Historique du cas	Aperçu chronologique de toutes les données pertinentes d’un cas de patient
File d’erreurs	Point de collecte des factures qui n’ont pas pu être traitées automatiquement