Saisir des frais

Vous saisissez les frais dans l’application invoiceR. Chaque justificatif comprend une photo ou un scan et un court formulaire avec les indications dont votre comptabilité a besoin. Les formulaires et les champs que vous voyez sont définis par votre administration. Pour un trajet en voiture, le formulaire demande par exemple les kilomètres, pour un repas d’affaires les participants.

Saisir un justificatif de frais

1. Ouvrez l’application invoiceR. Si vous n’êtes pas encore connecté, suivez Se connecter dans l’application.
2. Photographiez ou scannez le justificatif avec l’appareil photo.
3. Choisissez le formulaire approprié, c’est-à-dire le type de dépense. Si la reconnaissance automatique est activée, l’application propose elle-même le formulaire.
4. Vérifiez les champs. Les indications reconnues sur le justificatif sont déjà remplies. Corrigez-les si nécessaire et complétez les indications manquantes.
5. Envoyez le justificatif.

Le formulaire peut contenir différents types de champs : texte, date, nombre, kilomètres et champs de sélection. Si un champ comporte un symbole d’information, touchez-le pour afficher une explication. L’application masque en partie les champs dont la valeur est déjà établie.

Application invoiceR : formulaire de frais avec la photo du justificatif, le type de frais choisi et les champs Date et Montant remplis

Astuce

Photographiez le justificatif à plat, bien éclairé et en entier. Plus l’image est bonne, plus l’application reconnaît d’indications elle-même.

Ce qui se passe ensuite

Le justificatif de frais arrive dans l’invoiceR et passe par le processus des frais. Selon la configuration, ce sont les étapes suivantes :

1. Affectation : le document est affecté automatiquement ou manuellement à la bonne personne.
2. Imputation : le compte et le centre de coûts sont définis. Les valeurs par défaut du formulaire aident à le faire.
3. Demande de visa : la personne responsable valide les frais.
4. Contrôle final : la comptabilité contrôle le document une dernière fois.
5. Complété : le document est traité et se trouve dans les archives.

Les différentes étapes sont décrites dans Imputation, Visa et Contrôle final.

Pour les administrateurs : adapter les formulaires

Vous configurez les formulaires de frais par unité d’organisation :

1. Ouvrez Administration > Unités d'organisation.
2. Pour l’unité d’organisation souhaitée, cliquez sur le symbole violet de carte de crédit (Modifier les options de frais). Dans les installations simples, il n’y a qu’une seule unité d’organisation.
3. Sous Formulaires, vous voyez les formulaires des différents types de frais. Avec Nouveau, vous en créez un autre, en cliquant sur un formulaire vous le modifiez.
4. Définissez pour chaque formulaire :
   • Titre : nom du formulaire dans l’application.
   • Description IA : texte d’aide pour la reconnaissance automatique. Elle s’en sert pour choisir le formulaire approprié et remplir des champs.
   • Valeurs par défaut pour le compte, le centre de coûts et le projet. Elles aident à automatiser l’imputation.
   • Champs : les indications que le formulaire demande.

Fenêtre « Options de frais » avec la liste des formulaires à gauche et la configuration d’un formulaire à droite

Note

Il n’est pas encore décrit ici si les utilisateurs voient immédiatement les formulaires modifiés ou s’ils doivent se reconnecter dans l’application. Cette section sera complétée.