Déroulement d'un document
Chaque facture fournisseur parcourt l’invoiceR comme un document en plusieurs étapes. À chaque étape où une personne doit agir, une tâche apparaît dans la liste des tâches de la personne ou du rôle responsable.
Les étapes
Section intitulée « Les étapes »- Affectation : l’invoiceR détermine, à l’aide du règlement d’affectation, qui impute le document. Si cela ne fonctionne pas automatiquement, quelqu’un affecte le document à la main.
- Imputation : vous contrôlez les données d’en-tête et répartissez le montant de la facture sur des lignes d’imputation avec compte, centre de coûts et taux de TVA.
- Visa : l’invoiceR détermine qui doit valider le document. Ces personnes donnent ou refusent leur visa pour chaque ligne d’imputation.
- Contrôle final : la comptabilité contrôle le document une dernière fois et le libère pour l’enregistrement.
- Archives : le document traité reste accessible avec tout son historique.
Avec les commandes, il existe en plus la confirmation de réception des marchandises.
Les étapes actives chez vous, leur nom et les boutons disponibles sont définis par votre administration. Cette aide décrit la configuration standard.
Un document est ouvert
Section intitulée « Un document est ouvert »Lorsque vous ouvrez une tâche, vous voyez :
- En haut le nom de l’étape (par exemple « Imputation ») et en dessous les indications principales : mandant, processus, code-barres, fournisseur et montant. Un clic sur une indication la copie dans le presse-papiers.
- Le document de la facture, pour que vous l’ayez sous les yeux pendant le traitement.
- Des onglets avec les données du document. Les onglets que vous voyez dépendent de l’étape et de vos autorisations :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Aperçu | Données d’en-tête : fournisseur, numéro de facture, dates, montants, taux de TVA, indications de paiement. |
| Affectation manuelle | Uniquement à l’étape d’affectation. |
| Imputation | Les lignes d’imputation. |
| Accord de visa | Uniquement à l’étape de visa. |
| Réception des marchandises | Uniquement pour les commandes. |
| Commentaire | Commentaires sur le document. |
| Historique | Ce qui s’est passé avec le document, quand et par qui. |
| Documents | Facture et autres fichiers du document. |
| Liens | Liens avec d’autres documents. |
- En bas les boutons de l’étape. À gauche se trouve Problème avec ce document pour tout ce qui s’écarte du déroulement normal, à droite les boutons pour clore, enregistrer et annuler.
Enregistrer, annuler, clore
Section intitulée « Enregistrer, annuler, clore »- Enregistrer sauvegarde vos modifications et ferme le document. La tâche reste chez vous.
- Annuler ferme le document et rejette vos saisies non encore enregistrées. En revanche, l’invoiceR enregistre immédiatement les visas et les refus au moment où vous les donnez. Annuler ne les retire pas ; pour cela, voyez Retirer un visa ou un refus.
- Le bouton pour clore (par exemple Clore l’imputation ou Visum abschliessen) sauvegarde vos modifications et transmet le document à l’étape suivante.
Ce que vous pouvez faire d’autre avec un document (refuser, demander des précisions, mettre en attente, commenter) figure sous Actions sur le document.