Gestion des matériaux (MM)

Module: Gestion des matériaux (MM)

L’invoiceR connaît deux types de processus pour les factures :

GK (frais généraux) : factures sans commande. Elles sont imputées et visées manuellement.
MM (gestion des matériaux) : factures avec référence de commande, par exemple pour du matériel de stock ou de consommation. Elles arrivent déjà imputées depuis la commande et sautent l’imputation.

Selon la configuration, toutes les factures sont d’abord lues comme GK. L’affectation manuelle décide ensuite si une facture relève de la gestion des matériaux.

Affectation manuelle MM

Si une facture appartient à une commande, vous la faites passer au processus MM dans l’affectation manuelle. Selon la configuration, il existe deux voies :

Par le numéro de commande :

Saisissez sur l’onglet Aperçu le numéro de commande de la facture, ou vérifiez-le si la reconnaissance de texte l’a déjà trouvé.
Terminez l’affectation.

L’invoiceR reconnaît grâce au numéro de commande quel service est responsable et fait passer le type de processus de GK à MM.

Par une action sur le document :

Cliquez sur Problème avec ce document.
Choisissez l’action pour passer à la gestion des matériaux, par exemple Changer vers le type de processus MM, ou le service responsable si plusieurs sont proposés chez vous.

Si une facture se trouve par erreur dans le processus MM, elle peut, selon la configuration, retourner au déroulement normal avec Changer sur le type de processus GK.

Demande de visa MM

Les factures MM arrivent déjà imputées directement à l’étape Demande de visa. La personne responsable vérifie la facture et donne le visa comme pour les autres factures, voir Visa.

Sous Problème avec ce document, les actions suivantes sont disponibles à cette étape, selon la configuration :

Refuser une facture : si la facture est erronée sur le fond ou appartient à un autre service. La facture retourne à la comptabilité à l’étape Demande de rejet.
Créer une demande par e-mail : génère un e-mail avec lequel vous envoyez la facture à une autre personne pour consultation.
Mettre en attente : met la facture de côté pour une période déterminée. Elle reçoit le chip « en attente » et n’apparaît pas pendant ce temps dans le récapitulatif quotidien des tâches.

Vous trouverez plus d’informations sur ces actions sous Actions sur le document.

Après le visa

Une fois le visa donné, la facture est transmise, selon la configuration, au système de comptabilité ou de gestion des matériaux et y attend sa comptabilisation. Dans l’invoiceR, elle attend à une étape propre que la comptabilisation soit effectuée dans la gestion des matériaux. Lorsque le document y est clôturé, il passe au statut Complété et n’est plus visible que dans les archives.

Réception des marchandises

Pour les factures avec référence de commande, l’invoiceR peut exiger que chaque ligne d’imputation soit liée à une réception des marchandises. Si le lien manque, l’avertissement Lien avec la réception des marchandises requis l’indique. Dans l’imputation, le bouton Ajouter un nouveau poste d’imputation avec référence à la commande ajoute une ligne qui se rapporte à un poste de commande. Comment saisir et lier des réceptions des marchandises, voir Réception des marchandises.