Comment les documents arrivent dans l'invoiceR
Avant qu’un document puisse être imputé et visé, il doit arriver dans l’invoiceR. Il existe pour cela plusieurs canaux. Lesquels sont configurés chez vous, c’est votre administration qui le décide.
Canaux d’entrée
Section intitulée « Canaux d’entrée »| Canal | Pour quoi | Pour en savoir plus |
|---|---|---|
| Les fournisseurs ou les collaborateurs envoient la facture en PDF à une adresse de facturation. Le canal le plus fréquent. | Factures par e-mail | |
| Téléversement | Vous téléversez vous-même un PDF dans l’invoiceR, par exemple une facture arrivée sur papier ou par la poste et numérisée. | Téléverser des documents |
| Dossier de numérisation | Les factures papier sont numérisées de manière centralisée et arrivent automatiquement dans l’invoiceR. | Selon la configuration |
| Application mobile | Saisir des justificatifs de frais directement avec le smartphone. | Application invoiceR |
| Interfaces | Factures électroniques avec données structurées provenant d’autres systèmes. | Selon la configuration |
Ce qui se passe après l’entrée
Section intitulée « Ce qui se passe après l’entrée »- Créer le document : l’invoiceR crée un nouveau document et y enregistre le PDF.
- Reconnaissance de texte : si le document comporte un fichier, la reconnaissance de texte lit les principales indications, par exemple le fournisseur, le numéro de facture, la date et les montants. Pendant ce temps, le document est au statut Warten auf Erkennung (en attente de reconnaissance).
- Affectation : ensuite, le règlement d’affectation décide qui impute le document. Si l’invoiceR trouve une règle adaptée, le document passe directement à l’imputation. Sinon, il arrive dans l’Affectation manuelle, où une personne vérifie les données et affecte le document à la main. Voir Vérifier les données et affecter et Affectation.
- Suite du processus : à partir de là, le document suit le déroulement normal avec l’imputation, le visa et le contrôle final.