Absence et suppléance

Si vous êtes en vacances ou absent plus longtemps, vos documents ne doivent pas rester en suspens. Saisissez donc votre absence dans l’invoiceR. L’invoiceR ne détecte pas les absences de lui-même, pas même à partir de votre programme de messagerie.

Qui reprend mes tâches ?

Pendant votre absence, votre suppléant reçoit vos tâches en plus dans sa liste des tâches. Les tâches restent aussi chez vous ; celui qui les traite en premier les termine.

Votre suppléant provient de l’une de ces deux sources :

• Des règlements : dans le règlement d’affectation et dans le règlement du visa, votre administration peut enregistrer un suppléant pour chaque règle.
• Suppléance personnelle : si c’est autorisé chez vous, vous définissez vous-même votre suppléant (voir ci-dessous).

Votre administration interne sait quelle variante s’applique chez vous.

Saisir une absence

1. Cliquez en haut à droite sur votre photo de profil.
2. Choisissez Absences.
3. Dans l’onglet Absence, cliquez sur Nouvelle absence….
4. Choisissez Absence à partir de et Absent jusqu’à.
5. Si nécessaire : passez à l’onglet Substitution et choisissez la personne qui vous remplace.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Fenêtre Absences avec une entrée « Absence à partir de » et « Absent jusqu’à » et l’onglet Substitution

Vous pouvez saisir plusieurs absences. Une absence dont vous n’avez plus besoin, vous la supprimez dans la liste puis vous enregistrez.

Note

• L’invoiceR redistribue les tâches à intervalles réguliers. Il peut donc s’écouler un certain temps avant que votre suppléant voie les tâches une fois votre absence commencée.
• La suppléance ne vaut que pour les périodes saisies. Si vous enregistrez sans période, l’invoiceR vous le signale.
• Selon la configuration, vous devez indiquer un suppléant personnel avant de pouvoir enregistrer.

Si vous avez oublié

Si vous n’avez pas saisi d’absence avant vos vacances, votre administration peut le faire après coup pour vous. La marche à suivre et ce qui s’applique lorsque le suppléant est lui aussi absent figurent sous Gérer les absences.