Imputation

À l’imputation, vous saisissez à quoi sert une facture : vous répartissez le montant de la facture sur une ou plusieurs lignes d’imputation avec compte, centre de coûts et taux de TVA. Vous ne pouvez clore l’imputation que lorsque la somme des lignes correspond au montant de la facture.

1. Contrôler les données d’en-tête

Ouvrez la tâche. Sous le titre Imputation, vous voyez les indications principales du document. La reconnaissance de texte a lu les données d’en-tête à la réception du document ; elles sont le plus souvent correctes.

Si quelque chose ne va pas, passez à l’onglet Aperçu et corrigez l’indication à cet endroit, par exemple le numéro de facture, la date de facture ou le montant.

Taux de TVA

L’onglet Aperçu contient aussi les taux de TVA de la facture avec leurs montants. S’ils ne correspondent pas à la facture, adaptez-les ici. Ils déterminent les montants que vous devez imputer : pour chaque taux de TVA, la somme des lignes d’imputation avec ce taux doit correspondre au montant de l’aperçu.

2. Garder un œil sur les montants ouverts

En haut de l’onglet Imputation, un graphique indique pour chaque taux de TVA combien est déjà imputé (vert) et combien reste ouvert (rouge).

Graphique au-dessus du tableau d’imputation avec une barre verte et une barre rouge par taux de TVA

Imputer le montant restant

Cliquez sur la barre rouge. L’invoiceR crée une nouvelle ligne d’imputation, définit le taux de TVA et reprend le montant encore ouvert. Il ne vous reste qu’à compléter la description, le compte et le centre de coûts.

3. Saisir une ligne d’imputation

Au-dessus du tableau, cliquez sur le symbole plus (Ajouter un nouveau poste d’imputation). La nouvelle ligne s’ouvre pour modification.

Champ	Remarque
Description	Le texte comptable. En tapant, l’invoiceR propose des textes issus d’imputations précédentes. Avec les touches fléchées et Enter, vous reprenez une proposition.
Compte	La sélection est filtrée pour que vous voyiez surtout les comptes adaptés. Avec le symbole de filtre ou F4, vous désactivez et réactivez le filtre.
Centre de coûts	Les centres de coûts proposés dépendent du compte. Si vous changez de compte, un centre de coûts choisi peut disparaître.
Taux de TVA	Uniquement les taux indiqués dans l’aperçu pour ce document.
Montant net / Montant brut	Vous remplissez l’un des deux champs. Lorsque vous quittez le champ, l’invoiceR calcule l’autre avec le taux de TVA.

Selon la configuration, il existe d’autres champs, par exemple projet ou porteur de coûts, et en haut de la ligne plusieurs formulaires (onglets) pour différents types d’écritures.

Avec Fermer, vous repliez la ligne. Pour une imputation multiple, saisissez simplement d’autres lignes.

Net ou brut ?

Si vous saisissez des montants nets, l’invoiceR ajoute la TVA et calcule le montant brut. Pour une imputation multiple, vous n’avez donc pas à calculer vous-même la TVA. À la fin, vérifiez dans le graphique que plus rien n’est ouvert par taux de TVA.

Raccourcis clavier

Touche	Effet
Ctrl + Q	Créer une nouvelle ligne d’imputation.
F2	Créer une nouvelle ligne d’imputation et reprendre comme description le texte que vous avez marqué dans le document.
F4	Désactiver ou activer le filtre de comptes.

4. Modèles et répartition

Au-dessus du tableau, d’autres boutons sont disponibles selon l’autorisation :

• Afficher les modèles d’imputation : l’invoiceR propose des imputations issues de documents précédents du même fournisseur et des modèles enregistrés, les meilleurs résultats en premier. Choisissez un modèle, marquez les lignes que vous voulez reprendre et cliquez sur Créer une imputation. Vous choisissez alors si les montants sont repris du modèle, répartis de manière égale ou répartis dans le rapport du modèle, ou si vous les saisissez vous-même.
• Répartir le reliquat de manière égale sur les imputations existantes : répartit le montant ouvert à parts égales sur les lignes existantes.
• Répartir le reliquat sur les imputations existantes dans le rapport existant : répartit le montant ouvert dans le rapport des lignes existantes.
• Ajouter des demandes manuelles de validation : demande un visa supplémentaire, voir Visa.

5. Supprimer une ligne d’imputation

Ouvrez la ligne et cliquez sur la corbeille (Supprimer). Confirmez la question.

Attention

Les visas et refus déjà donnés pour cette ligne sont supprimés avec elle. Si vous recréez la ligne, le visa doit être demandé à nouveau.

6. Clore l’imputation

Dès que tout le montant est imputé, Clore l’imputation apparaît en bas à droite. Un clic sauvegarde le document et démarre le visa.

L’invoiceR ne vous laisse pas clore tant que

• un montant est encore ouvert,
• le compte manque sur une ligne ou
• un refus issu du visa pèse sur une ligne.

Attention

Enregistrer seul ne clôt pas l’imputation. Le document reste alors dans votre liste des tâches.

Si un visa a été refusé

Si une personne qui vise refuse une ligne d’imputation, le document revient chez vous à l’imputation. Sur la ligne concernée figure Refus présent ; ouvrez la ligne pour lire le motif. Corrigez la ligne et retirez ensuite le refus (Retirer un refus), ou supprimez la ligne et saisissez-la à nouveau. Vous pouvez ensuite clore à nouveau l’imputation.

Documents avec référence de commande

Si une facture est liée à une commande, l’invoiceR crée l’imputation à partir des données de la commande. Si le montant correspond exactement, l’imputation est ignorée. S’il reste un montant, vous l’imputez comme ci-dessus via la barre rouge. Avec Ajouter un nouveau poste d’imputation avec référence à la commande (chariot), vous liez une ligne à une commande à la main.

Plus de détails sous Gestion des matériaux.

Si quelque chose ne va pas

Si la facture est erronée, ne vous est pas destinée ou si vous avez une question, vous trouvez sous Problème avec ce document les actions adaptées : par exemple Refuser une facture, Transmettre un justificatif ou, selon la configuration, Demander des précisions et Mettre en attente. Voir Actions sur le document.