Factures par e-mail

Pour l’importation par e-mail, votre invoiceR dispose d’une boîte aux lettres propre avec une adresse de facturation. L’invoiceR vérifie à intervalles courts si de nouveaux e-mails sont arrivés et crée un document pour chaque facture. Les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures directement à cette adresse. Vous pouvez aussi y transférer vous-même une facture qui vous est parvenue.

La configuration de la boîte aux lettres est décrite sous Connexion de la boîte aux lettres.

Exigences pour l’e-mail

Facture en PDF : l’invoiceR traite les pièces jointes PDF. Les autres pièces jointes, comme les images ou les fichiers Word, ne sont pas reprises comme facture.
Une facture par e-mail : le plus simple est d’avoir exactement un PDF par e-mail. Si un e-mail contient plusieurs PDF, l’invoiceR ne peut pas décider lui-même s’il s’agit de plusieurs factures ou d’une facture avec des annexes. L’e-mail n’est alors pas importé, mais mis de côté pour un traitement manuel. Ce qu’il faut faire ensuite est décrit sous Dossiers de la boîte aux lettres des factures.
Taille du fichier : si votre entreprise utilise la reconnaissance de texte avec Parashift, le PDF ne doit pas dépasser 5 Mo. Les documents plus volumineux restent bloqués dans la reconnaissance, voir Parashift.

Plusieurs factures à la fois

Si vous avez plusieurs factures sous forme de PDF distincts, envoyez de préférence chacune dans un e-mail séparé à l’adresse de facturation. Un document est alors créé immédiatement pour chaque facture.

Si plusieurs PDF appartiennent à une seule facture (par exemple la facture et le bon de livraison), fusionnez-les d’abord en un seul PDF ou téléversez-les comme un seul fichier à la main.

Après l’importation

Une fois l’e-mail importé, le nouveau document apparaît dans la liste des tâches des personnes responsables. La reconnaissance de texte s’exécute d’abord, puis l’affectation. Le déroulement complet est décrit sous Comment les documents arrivent dans l’invoiceR.