Contrôle final

Le contrôle final est la dernière étape avant l’enregistrement. Il relève en général de la comptabilité créanciers. Vous y vérifiez si les données d’en-tête, l’imputation et les visas sont complets et corrects.

Contrôler et enregistrer un document

1. Ouvrez la tâche.
2. Dans l’onglet Aperçu, contrôlez les données d’en-tête et les indications de paiement, selon la configuration aussi la date de comptabilisation.
3. Dans l’onglet Imputation, contrôlez les lignes d’imputation. Si vous ouvrez une ligne, vous voyez en dessous qui l’a imputée et qui l’a visée. Avec la sélection des colonnes, vous affichez d’autres colonnes.
4. Faites attention aux chips dans l’en-tête du document, voir ci-dessous.
5. Cliquez sur Enregistrer un document.

L’invoiceR vérifie alors par exemple si toutes les lignes ont un code TVA. S’il manque quelque chose, il affiche un message et le document reste chez vous.

Plusieurs documents à la fois

Avec l’autorisation correspondante, vous marquez plusieurs documents dans la vue admin de la liste des tâches, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Compléter les tâches. Selon la configuration, l’invoiceR demande auparavant une date de comptabilisation commune.

Principe des quatre yeux

Si le principe des quatre yeux est activé chez vous, l’imputation et le visa ne doivent pas provenir de la même personne seule. Si le principe est violé, le document reçoit le chip Le principe du double contrôle n’est pas respecté et un message.

Voici comment résoudre cela :

• Dans la ligne d’imputation, demander une personne supplémentaire pour le visa, voir Demander un visa supplémentaire, et remettre le document au visa.
• Ou faire compléter le règlement du visa par votre administration et redémarrer le visa.

Avec l’autorisation correspondante, vous pouvez aussi confirmer le chip (« Définir le principe des quatre yeux comme respecté »). Une remarque est alors obligatoire.

Quelque chose ne va pas

Sous Problème avec ce document figurent, selon la configuration, par exemple ces actions :

Action	Utilité
Relancer le processus de visa	Vous avez modifié l’imputation (par exemple un centre de coûts) ou ajouté une personne supplémentaire pour le visa. Les visas sont demandés à nouveau.
Réaliser l’étape d’imputation	L’imputation est erronée. Le document retourne à l’imputation, au choix chez la personne issue de l’affectation ou chez une personne que vous choisissez.
Créer une demande par e-mail	Poser une question par e-mail à une autre personne.
Refuser une facture	La facture est refusée définitivement.
Mettre en attente	Mettre le document de côté jusqu’à une date.

Danger

Refuser une facture au contrôle final met fin définitivement au déroulement du document. Vérifiez auparavant si une correction à l’imputation ne suffit pas.

Plus de détails sur chaque action sous Actions sur le document.