Actions sur le document
Cette page décrit des actions qui existent à plusieurs étapes. Les pages sur les différentes étapes renvoient ici.
Problème avec ce document
Section intitulée « Problème avec ce document »Tout ce qui s’écarte du déroulement normal, vous le lancez en bas à gauche dans le document ouvert avec Problème avec ce document :
- Cliquez sur Problème avec ce document.
- Choisissez l’action appropriée. Sous la sélection, une remarque jaune explique ce que fait l’action.
- Remplissez les champs demandés, par exemple un motif, une personne ou une date.
- Cliquez sur le bouton en bas à droite. Son intitulé dépend de l’action.
Les actions disponibles à chaque étape et leurs noms sont définis par votre administration. Les sections suivantes décrivent les actions usuelles.
Avec Refuser une facture, vous signalez que la facture est erronée sur le fond ou ne vous concerne pas du tout. Un motif est obligatoire.
- Dans l’imputation et le visa, le document passe à l’étape Demande de rejet vers la comptabilité. Elle décide si la facture est refusée (Refuser le document) ou si elle retourne à l’imputation avec une explication (Relancer l’imputation).
- Dans le contrôle final, Refuser une facture refuse le document définitivement.
Transmettre
Section intitulée « Transmettre »Avec Transmettre un justificatif, vous donnez un document, dans l’imputation, à une autre personne ou à un autre rôle qui doit l’imputer. Choisissez Nouvel imprimeur ou Nouveau rôle d’imputation et écrivez au besoin une remarque. Le document disparaît de votre liste des tâches.
Si la personne choisie est actuellement absente, l’invoiceR affiche un avertissement.
Créer une demande par e-mail
Section intitulée « Créer une demande par e-mail »Avec Créer une demande par e-mail, vous écrivez à une autre personne un e-mail en rapport avec ce document, par exemple avec une question. Choisissez le Récepteur et écrivez le texte. Le destinataire reçoit des droits de lecture sur le document et peut le consulter. Le document lui-même reste chez vous.
Demander des précisions
Section intitulée « Demander des précisions »Avec Requête, vous donnez provisoirement le document à une autre personne si vous avez une question sur le document ou sur l’imputation. Choisissez la personne et écrivez votre question.
- Le document reçoit le chip Requête et se trouve chez la personne interrogée.
- Elle répond dans l’onglet Commentaire, puis clique sur Rendre le document.
- Le document vous revient, le chip disparaît.
Mettre en attente
Section intitulée « Mettre en attente »Avec Mettre en attente, vous mettez un document de côté jusqu’à une date déterminée, par exemple parce que vous attendez une note de crédit.
- Le document reçoit le chip En attente.
- Il disparaît de votre liste des tâches et ne figure plus dans l’e-mail de rappel quotidien.
- À la date choisie, il revient de lui-même. Avec l’autorisation correspondante, vous voyez les documents mis en attente dans la liste des tâches avec Afficher les tâches préenregistrées et vous pouvez les récupérer plus tôt.
Commentaire
Section intitulée « Commentaire »Dans l’onglet Commentaire, vous écrivez des remarques sur le document que tous les participants voient. Saisissez le texte dans le champ Nouveau commentaire et appuyez sur Enter ou cliquez sur le symbole d’avion en papier.
Un symbole dans le titre de l’onglet indique qu’il y a des commentaires, en couleur si vous ne les avez pas encore lus. Dans la liste des tâches et dans les archives, vous pouvez afficher la colonne Dernier commentaire.
Documents
Section intitulée « Documents »Dans l’onglet Documents, vous trouvez la facture et tous les autres fichiers du document.
- Consulter : choisissez un PDF dans la liste, il apparaît dans la vue du document.
- Télécharger : cliquez sur Download à côté du document.
- Joindre : cliquez sur Choisir le document ou glissez des fichiers dans le champ (…ou déposer ici), par exemple un échange d’e-mails ou un bon de livraison. Cela fonctionne aussi dans les archives.
Les fichiers qui ne sont pas des PDF se trouvent sous Autres documents.
Historique du document
Section intitulée « Historique du document »Dans l’onglet Historique figure chronologiquement tout ce qui est arrivé au document : importation, affectation, imputation, visas, refus, transmissions, demandes de précisions, mises en attente et qui a fait quoi et quand. Un clic sur une entrée affiche les détails.
Vous voyez l’historique dans chaque tâche et dans les archives.