Dossiers de la boîte aux lettres des factures

Après le traitement, l’invoiceR range chaque e-mail de la boîte aux lettres des factures dans un sous-dossier de la boîte de réception. Si vous avez accès à la boîte aux lettres, par exemple dans Outlook, vous voyez ainsi ce qui est arrivé à un e-mail.

Boîte aux lettres des factures dans Outlook avec les sous-dossiers de la boîte de réception : Imported, ManualProcessing, Aborted

Les dossiers

Dossier	Signification	Ce que vous devez faire
Boîte de réception	Nouveaux e-mails que l’invoiceR n’a pas encore traités.	Rien. L’invoiceR les récupère automatiquement.
Received	L’e-mail vient d’être pris en charge et est en cours de traitement.	Rien.
Imported	L’e-mail a été importé avec succès, le document est dans l’invoiceR.	Rien.
ManualProcessing	L’e-mail contient plusieurs PDF et n’a pas été importé.	Traiter à la main, voir ci-dessous.
Aborted	Une erreur s’est produite lors de l’importation, aucun document n’a été créé.	Vérifier et renvoyer, voir ci-dessous.

Les noms de dossiers sont les noms par défaut. Votre administration peut les nommer autrement.

Attention

Ne déplacez pas d’e-mails dans les dossiers Received ou Imported et n’y supprimez rien. Ces dossiers sont gérés par l’invoiceR lui-même.

E-mails dans le dossier ManualProcessing

Si un e-mail contient plusieurs PDF, l’invoiceR le place dans ManualProcessing. Regardez les PDF et décidez :

• Chaque PDF est une facture distincte : envoyez chaque facture dans un e-mail séparé à l’adresse de facturation ou téléversez-les une par une.
• Tous les PDF ensemble forment une facture : fusionnez les PDF en un seul document et envoyez-le dans un nouvel e-mail à l’adresse de facturation ou téléversez-le.
• Un PDF est la facture, les autres sont des annexes (par exemple des CGV) : renvoyez uniquement la facture, ou joignez les annexes à la facture si elles en font partie.

Une fois l’e-mail traité, déplacez-le dans un dossier de classement à part ou supprimez-le, afin qu’il soit clair qu’il a été traité.

Attention

L’invoiceR n’évalue plus les dossiers comme Multiple ou Merge issus d’anciennes configurations. Si vous y déplacez un e-mail, la facture reste non traitée. Séparez les PDF ou fusionnez-les comme décrit ci-dessus et soumettez-les à nouveau.

E-mails dans le dossier Aborted

Le dossier Aborted reçoit les e-mails dont l’importation a échoué. Vérifiez si la pièce jointe est un PDF lisible, puis renvoyez la facture à l’adresse de facturation ou téléversez-la à la main. Si l’erreur se reproduit régulièrement, adressez-vous à votre administration interne.