Validations (règlement du visa)

Le règlement du visa (aussi appelé règlement de validation) détermine quelles personnes doivent valider un document. Pour cela, l’invoiceR compare chaque ligne d’imputation du document avec le règlement et établit la liste des validations nécessaires. « Visa » et « validation » désignent la même chose.

Pour savoir comment la validation se présente pour les utilisateurs, voir Visa.

Ouvrir le règlement

Chaque unité d’organisation (mandant) peut avoir son propre règlement du visa.

1. Ouvrez Administration > Unités d'organisation.
2. Dans l’organigramme, cliquez sur la double coche verte (Modifier le règlement du visa) de l’unité d’organisation souhaitée.

Avec le menu contextuel (clic droit sur l’unité d’organisation), vous créez sous Règlement du visa un nouveau règlement (Add approval structure), vous modifiez ceux qui existent ou vous en importez un depuis un fichier JSON (Import approval structure). Pour la modification, l’autorisation Admin.VisaMapping est requise sur l’unité d’organisation.

Note

Une unité d’organisation peut avoir plus d’un règlement du visa, par exemple lorsqu’un nouveau règlement avec de nouveaux centres de coûts doit s’appliquer à une date donnée.

Le règlement apparaît sous forme d’arbre de niveaux de visa. Avec les flèches de la colonne du nom, vous dépliez et repliez les branches.

Règlement du visa sous forme d’arbre avec plusieurs niveaux, un niveau déplié avec utilisateur, suppléance et limite

Fonctionnement de la validation

Lorsque l’imputation est terminée, l’invoiceR cherche pour chaque ligne d’imputation les niveaux correspondants dans le règlement.

Exemple : pour une ligne avec le centre de coûts 4100, le niveau Standort Nord correspond. Utilisateur A y est inscrit, donc l’utilisateur A doit valider. Le niveau a une limite de CHF 10’000. Si la ligne dépasse ce montant, le niveau supérieur Bereich Liegenschaften avec Utilisateur B doit aussi valider. Si, sur le niveau Standort Nord, l’utilisateur B est inscrit comme suppléance et que l’utilisateur A est absent, l’utilisateur B reçoit directement le document.

Note

Pour que personne ne contourne la limite en répartissant un montant sur plusieurs lignes d’imputation identiques, l’invoiceR regroupe les lignes semblables pour la vérification.

Modifier les niveaux

Avec un clic droit sur un niveau, vous ajoutez des sous-niveaux (Créer un nouveau sous-niveau), vous les modifiez ou vous les supprimez. Le même menu sert à exporter et importer des niveaux isolés sous forme de fichier JSON. L’icône en forme de crayon à côté du nom ouvre directement le niveau.

Dans la fenêtre du niveau, vous définissez :

• Désignation et Description du niveau.
• Priorité : dans quel ordre plusieurs niveaux correspondants sont traités pour une ligne d’imputation.

Validation

Pour chaque niveau, il faut au moins un utilisateur ou un rôle :

• Pour un rôle, la validation d’un membre quelconque suffit.
• Pour un utilisateur, vous définissez sous Si l’utilisateur est absent ce qui se passe en cas d’absence : pas d’action, à la place de l’utilisateur ou logique étendue. Avec logique étendue, Logik bearbeiten ouvre une liste de règles de suppléance (certains utilisateurs ou rôles, ou la suppléance par défaut de l’utilisateur). Vous changez l’ordre par glisser-déposer.

Avec Ignorer la procédure de visa, vous désactivez la validation sur un niveau.

Note

Si l’option Show Visa-Group configuration est active sous Administration > Paramètres, dans Autres paramètres, vous pouvez aussi configurer un niveau comme validation de groupe : plusieurs rôles dans des groupes avec un certain nombre de validations.

Limite du niveau

Si le montant d’une ligne d’imputation dépasse la limite du niveau, la validation du niveau supérieur est nécessaire en plus.

• Activez Montée en niveau et saisissez la limite sous Limite supérieure du montant total. La limite s’applique dans la monnaie de l’unité d’organisation (par défaut CHF). L’invoiceR convertit les documents dans d’autres monnaies pour la vérification.
• Une limite de 0 signifie : le niveau supérieur doit toujours valider.
• Si Montée en niveau est désactivé, le niveau ne monte jamais.

Sous Conditions de passage à l’étape supérieure, vous pouvez en plus définir que le niveau supérieur doit aussi valider en dessous de la limite lorsque la personne qui impute est elle-même la personne qui valide ce niveau (Encadrement si l’utilisateur de l’imputation est le donneur de visa). Le principe des quatre yeux est ainsi respecté.

Activation du niveau

Avec Activer le filtre de niveau, le niveau ne s’applique que si le montant se situe entre Minimum et Maximum.

Règles de visa : quand un niveau s’applique

Comme dans le règlement d’affectation, des filtres déterminent si un niveau correspond à un document. Par niveau, vous pouvez créer plusieurs règles, chacune avec sa propre propriété du filtre. Avec le symbole plus, vous ajoutez une règle, un clic sur une ligne l’ouvre.

Exemple : un niveau avec une règle sur le centre de coûts 4100, une sur le compte 6500 et une sur deux fournisseurs s’applique dès que l’une de ces conditions est remplie.

Les propriétés du filtre en détail :

Propriété du filtre	Comparée à
Centre de coûts, compte, projet, porteur de coûts	aux valeurs de la ligne d’imputation
Fournisseur	au fournisseur dans l’en-tête du document
Utilisateur	à l’utilisateur d’affectation du document
Comptable	à la personne qui a imputé
Unité d’organisation	à l’unité d’organisation du document
Visa d’urgence	voir ci-dessous
Always (*)	voir ci-dessous

Après le choix de la propriété, l’invoiceR affiche une liste des valeurs possibles. Cochez les entrées souhaitées ou saisissez les numéros séparés par des virgules dans le champ sous le tableau.

Pour des conditions plus complexes, vous pouvez enregistrer un script sur une règle. Voir Scripts de validation.

Visa d’urgence

Un niveau avec une règle Visa d’urgence est un niveau de repli : si l’invoiceR ne trouve aucun niveau correspondant dans tout le règlement, celui-ci s’applique. Il y a ainsi toujours au moins une validation, et la vérification du principe des quatre yeux ne se déclenche plus que dans des cas exceptionnels (par exemple en cas d’absence). Si l’invoiceR trouve un autre niveau correspondant, le visa d’urgence tombe.

Always (*)

Un niveau avec une règle Always (*) s’applique toujours, indépendamment du centre de coûts, du compte ou du projet. Les personnes de ce niveau doivent donc valider chaque document. Vous pouvez inscrire la règle à n’importe quel niveau de l’arbre. L’arbre est traité à partir de là vers le haut, comme pour toutes les autres règles.

Voir aussi

• Demande de validation manuelle : validateurs supplémentaires directement dans l’imputation.
• Transitions : imposer le principe des quatre yeux, visa automatique pour la personne qui impute.
• Absences : comment les suppléances agissent dans la validation.