Invio e importazione di e-mail

L’invoiceR utilizza l’e-mail in due punti:

• Invio: notifiche, promemoria e messaggi di sistema (per esempio il promemoria giornaliero dei compiti o il ripristino di una password) li invia l’invoiceR stesso.
• Importazione: le fatture che i fornitori inviano per e-mail vengono prelevate dall’invoiceR da una casella di posta e trasformate in nuovi documenti.

Le due parti si configurano separatamente. La casella di posta per l’importazione non deve essere necessariamente la stessa dell’account mittente per l’invio.

Configurare l’invio di e-mail

L’invio si imposta in Administration > Impostazioni, nella scheda E-mail (SMTP).

Scheda «E-mail (SMTP)» in Administration > Impostazioni con i campi Indirizzo e-mail predefinito del mittente, Nome visualizzato predefinito da (mittente) e l’interruttore per OAuth

Campo	Significato
Indirizzo e-mail predefinito del mittente	Indirizzo che compare come mittente nelle e-mail, per esempio invoicer@contoso.ch.
Nome visualizzato predefinito da (mittente)	Nome che i destinatari vedono come mittente, per esempio invoiceR.

Poi scegli uno dei due metodi di invio:

Invio tramite un server SMTP

Per un mail server proprio o un servizio di relay SMTP compili Host SMTP, Porta SMTP, SSL e, se necessario, Usa le credenziali predefinite con Nome del dominio, Nome utente e Password.

Microsoft 365

Microsoft ha dichiarato obsoleto l’accesso con nome utente e password (Basic Authentication) in Exchange Online. Se usate Microsoft 365, utilizza l’invio tramite Microsoft Graph.

Invio tramite Microsoft Graph (Microsoft 365)

Se attivi l’interruttore Use OAuth credentials, l’invoiceR non invia le e-mail tramite SMTP, ma tramite l’interfaccia Microsoft Graph a nome di una casella di posta. Per questo ti serve una registrazione dell’app in Microsoft Entra ID con il permesso dell’applicazione Mail.Send e compili i campi seguenti:

Campo	Contenuto
Tenant Id	ID della directory (Tenant ID) del vostro tenant Microsoft.
Client Id	ID dell’applicazione (Application ID) della registrazione dell’app.
Client-Secret	Chiave segreta della registrazione dell’app.
ObjectId	ID oggetto dell’utente o della casella di posta a nome della quale l’invoiceR invia. L’ID oggetto lo trovi in Microsoft Entra ID presso il rispettivo utente.

Le e-mail inviate finiscono nella cartella «Posta inviata» di questa casella di posta.

Limitare i mittenti

Il permesso Mail.Send consente all’app, in un primo momento, di inviare a nome di ogni casella di posta della vostra organizzazione. Limitalo alle caselle desiderate con una Application Access Policy in Exchange Online, vedi Collegamento della casella di posta (sezione «Limitare l’invio a determinate caselle di posta»).

Testare le impostazioni

Nella sezione Impostazioni dell’e-mail di prova inserisci un indirizzo del destinatario e clicchi su Invia e-mail di prova. Se l’e-mail arriva, l’invio è configurato correttamente.

Configurare l’importazione di e-mail

L’importazione è affidata a un job ricorrente che controlla regolarmente se nella casella di posta ci sono nuove e-mail. Per ogni e-mail vale:

• Un PDF in allegato: l’invoiceR crea un nuovo documento con questo PDF.
• Nessun PDF in allegato: l’invoiceR crea un documento senza file.
• Più PDF in allegato: l’e-mail non viene elaborata automaticamente, ma spostata in una cartella per l’elaborazione manuale.

L’invoiceR sposta ogni e-mail elaborata, a seconda del risultato, in una propria sottocartella della casella di posta. In questo modo vedi in ogni momento che cosa è stato importato e dove ci sono stati problemi.

Come collegare la casella di posta (Microsoft 365, server IMAP) e quali impostazioni esistono lo trovi in Collegamento della casella di posta. Come si presenta la ricezione dei documenti per e-mail dal punto di vista degli utenti è descritto in Importazione di e-mail.