Assegnazione alla contabilità

Dopo la ricezione dei documenti e la validazione, la contabilità è di regola il primo passo che una persona esegue a mano. Il regolamento di assegnazione stabilisce quale utente o quale ruolo riceve un documento per la contabilità. Se non è possibile determinarlo con certezza, il documento finisce nel passo Assegnazione manuale. Lì qualcuno sceglie a mano chi deve contabilizzare.

Come appare il passo per gli utenti è descritto in Assegnazione.

Aprire il regolamento

Ogni unità organizzativa (mandante) può avere un proprio regolamento di assegnazione.

Apri Administration > Unità organizzative.
Nell’organigramma clicca, presso l’unità organizzativa desiderata, sul simbolo arancione del segnavia (Modifica regolamento di assegnazione).

Se un’unità organizzativa non ha ancora un regolamento, lo crei con un clic destro sull’unità organizzativa tramite Regolamenti di assegnazione > Aggiungi regolamento di assegnazione. Dallo stesso menu contestuale trovi, sotto Modificare le regole di assegnazione, tutti i regolamenti esistenti.

Per il simbolo e la modifica serve il permesso Admin.AssignmentMapping sull’unità organizzativa.

Organigramma sotto Administration > Unità organizzative con i simboli colorati del regolamento accanto a un’unità organizzativa

La finestra del regolamento ha tre schede:

Regole: tutte le regole che vengono applicate a un nuovo documento.
Ordine delle proprietà: in quale ordine l’invoiceR cerca una regola adatta. Vale sempre la prima corrispondenza.
Comportamento eccezionale: cosa succede se nessuna regola è adatta.

Regole

Proprietà del filtro

Ogni regola si riferisce a esattamente una proprietà del documento. Si possono scegliere Centro di costo, Conto corrente, Progetto, Fornitore, Unità di costo e Utente. Dopo la scelta l’invoiceR mostra una tabella con i valori possibili tratti dai dati anagrafici. Spunta i valori desiderati. Se conosci i numeri, puoi invece scriverli separati da virgole nel campo sotto la tabella. Con Mostra le voci selezionate in alto vedi rapidamente cosa è già stato scelto.

Esempio: una regola con la proprietà del filtro Fornitore e tre fornitori selezionati si applica a tutti i documenti di questi tre fornitori.

Chi riceve il documento

Per ogni regola stabilisci a chi viene assegnato il documento:

Assegnazione Utente
Assegnazione Utente Aggiunto: riceve il documento solo se l’utente di assegnazione è assente.
Ruolo di assegnazione e Ruolo di assegnazione sostituto

Puoi scegliere un utente, un ruolo o entrambi.

Valori predefiniti

Quando una regola si applica, può assegnare subito dei valori al documento: Costcenter predefinito, Unità di costo predefinita, Conto predefinito, Progetto predefinito e Condizione di pagamento predefinita. In questo modo si può per esempio impostare che tutte le fatture di un fornitore vengano assegnate automaticamente a un progetto e recapitate a un determinato ruolo.

Per ogni valore scegli:

nessuno: nessun valore predefinito.
scelta diretta: un valore fisso della regola.
Valore predefinito dell’utente di assegnazione: il valore memorizzato presso l’utente di assegnazione (per centro di costo o unità di costo, conto e progetto).

Per la condizione di pagamento esiste inoltre scelta diretta (sovrascrivere): sostituisce anche un valore già presente sul documento.

Contabilità predefinita

Sotto Contabilità predefinita memorizzi intere righe di imputazione. Descrizione, Conto, Centro di costo, Progetto, Codice IVA e Aliquota IVA vengono riportati direttamente dall’invoiceR sul documento. Modulo stabilisce con quale modulo di imputazione la riga verrà poi elaborata. L’importo lo indichi in valore assoluto (Importo lordo) o come quota dell’importo del documento (Percentuale).

Ordine

Un documento può corrispondere contemporaneamente a una regola per il suo centro di costo, una per il suo conto e una per il suo fornitore. Nella scheda Ordine delle proprietà stabilisci quale proprietà viene verificata per prima. Trascina le voci con drag and drop nell’ordine desiderato.

Oltre a Centro di costo, Conto, Fornitore e Progetto ci sono due voci particolari:

Assegnazione diretta: l’invoiceR verifica se durante la scansione o nella validazione è già stata scelta una persona o un ruolo per la contabilità. In caso affermativo, il documento viene assegnato direttamente a quella persona o a quel ruolo. Con il simbolo dell’ingranaggio imposti cosa succede se questa persona è assente (Comportamento quando l’utente non è in ufficio): non fare nulla e attendere, assegnare al sostituto personale, usare un utente configurato in modo fisso, inserire un sostituto o saltare l’assegnazione diretta.
Comportamento eccezionale: non appena la ricerca raggiunge questa voce, vale subito il comportamento eccezionale. Le voci sottostanti non vengono mai considerate e sono perciò rappresentate in grigio.

Comportamento eccezionale

Qui stabilisci dove va un documento quando nessuna regola è adatta:

Use Parent Rules: l’invoiceR continua la ricerca nel regolamento di assegnazione dell’unità organizzativa superiore. Questa opzione compare solo se esiste un’unità organizzativa superiore.
Assegnazione al ruolo: il documento va in modo fisso a un ruolo.
Assegnazione all’utente: il documento va in modo fisso a un utente, facoltativamente con Sostituzione e Ruolo del sostituto.

Con Percorso stabilisci inoltre in quale passo va il documento in questo caso: nell’assegnazione manuale (Assignment2ManualAssignment), nella contabilità (Assignment2Accounting) o nel controllo finale (Assignment2Endcheck). Senza indicazione vale il percorso normale.