Approvazioni (regolamento di approvazione)

Il regolamento di approvazione (detto anche regolamento delle approvazioni) stabilisce quali persone devono approvare un documento. A tale scopo l’invoiceR confronta ogni riga di imputazione del documento con il regolamento e compone l’elenco delle approvazioni necessarie. «Visto» e «approvazione» significano la stessa cosa.

Come si presenta l’approvazione per gli utenti è spiegato in Approvazione.

Aprire il regolamento

Ogni unità organizzativa (mandante) può avere un proprio regolamento di approvazione.

1. Apri Administration > Unità organizzative.
2. Nell’organigramma clicca presso l’unità organizzativa desiderata sul doppio segno di spunta verde (Modifica della struttura di approvazione).

Tramite il menu contestuale (clic destro sull’unità organizzativa) crei sotto Regolamento di approvazione un nuovo regolamento (Aggiungi struttura di approvazione), modifichi quelli esistenti o ne importi uno da un file JSON (Importazione della struttura di approvazione). Per la modifica serve il permesso Admin.VisaMapping sull’unità organizzativa.

Nota

Un’unità organizzativa può avere più di un regolamento di approvazione, per esempio quando a una data di riferimento deve valere un nuovo regolamento con nuovi centri di costo.

Il regolamento appare come albero di livelli di approvazione. Con le frecce nella colonna del nome espandi e comprimi i rami.

Regolamento di approvazione come albero con più livelli, un livello espanso con utente, sostituzione e limite

Come funziona l’approvazione

Quando la contabilità è conclusa, l’invoiceR cerca per ogni riga di imputazione i livelli corrispondenti nel regolamento.

Esempio: per una riga con il centro di costo 4100 corrisponde il livello Standort Nord. Qui è registrato l’utente A, quindi l’utente A deve approvare. Il livello ha un limite di CHF 10’000. Se la riga è più alta, deve approvare in aggiunta il livello superiore Bereich Liegenschaften con l’utente B. Se nel livello Standort Nord l’utente B è registrato come sostituzione e l’utente A è assente, l’utente B riceve direttamente il documento.

Nota

Affinché nessuno aggira il limite distribuendo un importo su più righe di imputazione identiche, l’invoiceR raggruppa per il controllo le righe simili.

Modificare i livelli

Con un clic destro su un livello aggiungi sottolivelli (Crea un nuovo sottolivello), li modifichi o li elimini. Tramite lo stesso menu esporti e importi singoli livelli come file JSON. L’icona a forma di matita accanto al nome apre direttamente il livello.

Nella finestra del livello stabilisci:

• Designazione e descrizione del livello.
• Priorità: in quale ordine vengono elaborati più livelli corrispondenti per una riga di imputazione.

Approvazione

Per ogni livello serve almeno un utente o un ruolo:

• Con un ruolo basta l’approvazione di un membro qualsiasi.
• Con un utente stabilisci sotto Se l’utente è assente che cosa succede in caso di assenza: nessuna azione, alla sostituzione dell’utente o logica avanzata. Con logica avanzata, Modifica la logica apre un elenco di regole di sostituzione (determinati utenti o ruoli, oppure la sostituzione standard dell’utente). L’ordine lo cambi con drag and drop.

Con Salta il processo di approvazione disattivi l’approvazione su un livello.

Nota

Se in Administration > Impostazioni sotto Altre impostazioni è attiva l’opzione Mostra l’impostazione dei gruppi di approvazione, puoi configurare un livello anche come approvazione di gruppo: più ruoli in gruppi con un determinato numero di approvazioni.

Limite del livello

Se l’importo di una riga di imputazione supera il limite del livello, serve in aggiunta l’approvazione del livello superiore.

• Attiva Passaggio al livello superiore e inserisci il limite presso Limite superiore dell’importo totale. Il limite vale nella valuta dell’unità organizzativa (standard CHF). I documenti in altre valute vengono convertiti dall’invoiceR per il controllo.
• Un limite pari a 0 significa: il livello superiore deve approvare sempre.
• Se Passaggio al livello superiore è disattivato, il livello non sale mai.

Sotto Condizioni per il passaggio al livello superiore puoi inoltre stabilire che il livello superiore debba approvare anche sotto il limite se il contabile stesso è l’approvatore di questo livello (Livello superiore se l’utente di assegnazione del conto è l’emittente del visto). In questo modo il principio dei quattro occhi resta garantito.

Attivazione del livello

Con Attivare il filtro di livello il livello si applica solo se l’importo è compreso tra Minimo e Massimo.

Regole di approvazione: quando si applica un livello

Come nel regolamento di assegnazione, i filtri determinano se un livello corrisponde a un documento. Per ogni livello puoi creare più regole, ciascuna con una propria proprietà del filtro. Con l’icona più aggiungi una regola, un clic su una riga la apre.

Esempio: un livello con una regola sul centro di costo 4100, una sul conto 6500 e una su due fornitori si applica non appena è soddisfatta una di queste condizioni.

Le proprietà del filtro nel dettaglio:

Proprietà del filtro	Confrontata con
Centro di costo, conto, progetto, centro di imputazione	i valori della riga di imputazione
Fornitore	il fornitore nella testata del documento
Utente	l’utente di assegnazione del documento
Contabile	la persona che ha eseguito la contabilità
Unità organizzativa	l’unità organizzativa del documento
Approvazione d’emergenza	vedi sotto
Always (*)	vedi sotto

Dopo aver scelto la proprietà, l’invoiceR mostra un elenco dei valori possibili. Spunta le voci desiderate oppure inserisci i numeri separati da virgola nel campo sotto la tabella.

Per condizioni più complesse puoi memorizzare uno script su una regola. Vedi Script di approvazione.

Approvazione d’emergenza

Un livello con una regola Approvazione d’emergenza è un livello di ripiego: se l’invoiceR non trova in tutto il regolamento nessun livello corrispondente, si applica questo. In questo modo c’è sempre almeno un’approvazione, e il controllo del principio dei quattro occhi scatta solo in casi eccezionali (per esempio in caso di assenze). Se l’invoiceR trova un altro livello corrispondente, l’approvazione d’emergenza decade.

Always (*)

Un livello con una regola Always (*) si applica sempre, indipendentemente da centro di costo, conto o progetto. Le persone di questo livello devono quindi approvare ogni documento. Puoi inserire la regola a ogni livello dell’albero. L’albero viene elaborato da lì verso l’alto come per tutte le altre regole.

Vedi anche

• Richiesta di approvazione manuale: approvatori aggiuntivi direttamente nella contabilità.
• Transizioni: imporre il principio dei quattro occhi, approvazione automatica per il contabile.
• Assenze: come agiscono le sostituzioni nell’approvazione.