Fatture via e-mail

Per l’importazione via e-mail, il vostro invoiceR dispone di una propria casella di posta con un indirizzo di fatturazione. L’invoiceR controlla a brevi intervalli se sono arrivate nuove e-mail e crea un documento per ogni fattura. I fornitori possono inviare le loro fatture direttamente a questo indirizzo. Puoi anche inoltrare tu stesso una fattura che è arrivata a te.

Come si configura la casella di posta è descritto in Collegamento della casella di posta.

Requisiti per l’e-mail

Fattura come PDF: l’invoiceR elabora gli allegati PDF. Altri allegati, come immagini o file Word, non vengono acquisiti come fattura.
Una fattura per e-mail: la cosa più semplice è esattamente un PDF per e-mail. Se un’e-mail contiene più PDF, l’invoiceR non può decidere da solo se si tratta di più fatture o di una fattura con allegati. L’e-mail non viene allora importata, ma messa da parte per l’elaborazione manuale. Cosa fare in questo caso è descritto in Cartelle nella casella di posta delle fatture.
Dimensione del file: se da voi il riconoscimento del testo avviene con Parashift, il PDF può avere al massimo 5 MB. I documenti più grandi restano bloccati nel riconoscimento, vedi Parashift.

Più fatture in una volta

Se hai più fatture come singoli PDF, la cosa migliore è inviare ciascuna in una propria e-mail all’indirizzo di fatturazione. Così per ogni fattura viene creato subito un documento.

Se più PDF appartengono a una sola fattura (per esempio fattura e bolla di consegna), uniscili prima in un unico PDF oppure caricali a mano come un solo file.

Dopo l’importazione

Quando l’e-mail è stata importata, il nuovo documento compare nell’elenco dei compiti delle persone responsabili. Prima viene eseguito il riconoscimento del testo, poi l’assegnazione. L’intero svolgimento è descritto in Come i documenti arrivano nell’invoiceR.