Come i documenti arrivano nell'invoiceR

Prima che un documento possa essere contabilizzato e approvato, deve arrivare nell’invoiceR. Esistono diverse vie. Quali di queste sono attive da voi lo decide la vostra amministrazione.

Vie di ricezione

Via	A cosa serve	Maggiori informazioni
E-mail	I fornitori o i collaboratori inviano la fattura come PDF a un indirizzo di fatturazione. È la via più frequente.	Fatture via e-mail
Caricamento	Carichi tu stesso un PDF nell’invoiceR, per esempio una fattura arrivata su carta o per posta e poi scansionata.	Caricare documenti
Cartella di scansione	Le fatture cartacee vengono scansionate centralmente e arrivano automaticamente nell’invoiceR.	A seconda della configurazione
App mobile	Registra i giustificativi di spesa direttamente con lo smartphone.	App invoiceR
Interfacce	Fatture elettroniche con dati strutturati provenienti da altri sistemi.	A seconda della configurazione

Cosa succede dopo la ricezione

1. Creare il documento: l’invoiceR crea un nuovo documento e vi salva il PDF.
2. Riconoscimento del testo: se il documento contiene un file, il riconoscimento del testo legge i dati principali, per esempio fornitore, numero di fattura, data e importi. Mentre è in corso, il documento si trova nello stato Warten auf Erkennung (in attesa di riconoscimento).
3. Assegnazione: poi il regolamento di assegnazione decide chi contabilizza il documento. Se l’invoiceR trova una regola adatta, il documento passa direttamente alla contabilità. Altrimenti finisce nell’assegnazione manuale, dove qualcuno controlla i dati e assegna il documento a mano. Vedi Controllare i dati e assegnare e Assegnazione.
4. Avanti nel processo: da qui il documento segue il normale svolgimento con contabilità, approvazione e controllo finale.

Nota

A seconda della configurazione, un documento può anche finire direttamente nella contabilità, senza che qualcuno lo guardi nell’assegnazione manuale. Succede quando il centro di costo riconosciuto è registrato nel regolamento di assegnazione.