Registrare le spese
Le spese le registri nell’app invoiceR. Ogni giustificativo comprende una foto o una scansione e un breve modulo con i dati di cui la vostra contabilità ha bisogno. Quali moduli e campi vedi lo stabilisce la vostra amministrazione. Per un viaggio in auto, per esempio, il modulo chiede i chilometri, per una cena di lavoro i partecipanti.
Registrare un giustificativo di spesa
Sezione intitolata “Registrare un giustificativo di spesa”- Apri l’app invoiceR. Se non hai ancora effettuato l’accesso, segui Accedere all’app.
- Fotografa o scansiona il documento con la fotocamera.
- Scegli il modulo adatto, cioè il tipo di spesa. Se il riconoscimento automatico è attivo, l’app propone il modulo da sola.
- Controlla i campi. I dati riconosciuti sul documento sono già compilati. Correggili se necessario e completa i dati mancanti.
- Invia il documento.
Il modulo può contenere diversi tipi di campo: testo, data, numero, chilometri e campi di selezione. Se un campo ha un simbolo di informazione, toccalo per vedere una spiegazione. L’app nasconde in parte i campi il cui valore è già stabilito.
Cosa succede poi
Sezione intitolata “Cosa succede poi”Il giustificativo di spesa arriva nell’invoiceR e vi percorre il processo delle spese. A seconda della configurazione, i passi sono questi:
- Assegnazione: il documento viene assegnato alla persona giusta, in automatico o a mano.
- Contabilità: vengono impostati conto e centro di costo. I valori predefiniti del modulo aiutano in questo.
- Richiesta di approvazione: la persona competente approva le spese.
- Controllo finale: la contabilità controlla il documento in modo conclusivo.
- Completato: il documento è evaso e lo trovi nell’archivio.
I singoli passi sono descritti in Contabilità, Approvazione e Controllo finale.
Per gli amministratori: adattare i moduli
Sezione intitolata “Per gli amministratori: adattare i moduli”I moduli delle spese li configuri per ogni unità organizzativa:
- Apri
Amministrazione > Unità organizzative. - Nell’unità organizzativa desiderata, clicca sul simbolo viola della carta di credito (Spesen-Optionen bearbeiten). Nelle installazioni semplici c’è una sola unità organizzativa.
- Sotto Formulare vedi i moduli per i diversi tipi di spesa. Con Neu ne crei un altro, con un clic su un modulo lo modifichi.
- Per ogni modulo stabilisci:
- Titolo: il nome del modulo nell’app.
- KI-Beschreibung: testo di supporto per il riconoscimento automatico. Con esso sceglie il modulo adatto e compila i campi.
- Valori predefiniti per conto, centro di costo e progetto. Aiutano ad automatizzare la contabilità.
- Campi: quali dati chiede il modulo.