PatNG

Con il modulo PatNG l’invoiceR elabora le fatture di prestazioni di terzi, cioè fatture per prestazioni che enti esterni hanno fornito a pazienti. L’invoiceR assegna ogni posizione della fattura a un caso paziente, la registra come prestazione e la imputa per la contabilità finanziaria.

Dati dei pazienti

Le fatture di prestazioni di terzi contengono dati dei pazienti. Inoltra i documenti solo a persone che ne hanno bisogno per il loro lavoro.

Panoramica del processo

Ricezione della fattura → Riconoscimento del testo → Registrazione delle prestazioni → Assegnazione del caso → Contabilità → Approvazione → Contabilità finanziaria

Le fatture che non possono essere assegnate automaticamente finiscono nella coda degli errori e lì vengono elaborate a mano.

Nota

Per le fatture di prestazioni di terzi serve una ricezione delle fatture propria, cioè un indirizzo e-mail proprio. Così non si mescolano con le altre fatture.

Ruoli

Nel processo PatNG ci sono due ruoli. I nomi esatti dei ruoli possono differire da voi.

Ruolo	Compiti
Registrazione delle prestazioni (per esempio «PAT-Admin»)	Registrare e controllare le posizioni di prestazione e assegnarle ai casi. Elabora la coda degli errori.
Contabilità (per esempio «PAT-Kontierung»)	Imputare le prestazioni registrate, controllare centri di costo e conti, approvare per la contabilità finanziaria. Vede la registrazione delle prestazioni, ma non la modifica.

Perché il processo possa svolgersi in modo completamente automatico, entrambi i ruoli devono essere configurati e assegnati a delle persone.

Preparare i dati anagrafici

L’assegnazione automatica funziona bene quanto i dati anagrafici. Curali prima che arrivino le prime fatture.

Registrare i numeri di prestazione

I numeri di prestazione sono la base per l’assegnazione delle posizioni della fattura.

1. Nei dati anagrafici apri l’elenco dei numeri di prestazione.
2. Con + crei un nuovo numero di prestazione.
3. Inserisci la designazione (per esempio «Fisioterapia seduta singola») e il numero.
4. Salva la voce.

Registrare il numero di prestazione e la contabilità presso il creditore

A ogni creditore assegni i numeri di prestazione adatti e la contabilità:

1. Nei dati anagrafici apri il creditore.
2. Inserisci il numero di prestazione corrispondente.
3. Stabilisci il centro di costo:
   • KST (centro di costo collettivo): centro di costo fisso per tutte le fatture di questo creditore.
   • EKST (centro di costo del fornitore della prestazione) e AKST (centro di costo del committente): vengono ripresi automaticamente dalla cronologia del caso.
4. Salva l’assegnazione.

Passi del processo

I nomi dei passi li configura la vostra amministrazione. Di solito sono i seguenti.

PAT-Leistungserfassung

L’invoiceR legge la fattura e la confronta con i dati anagrafici e i casi:

1. Il riconoscimento del testo legge creditore, data della prestazione, data dell’ordine e dati del paziente.
2. Con nome, data di nascita e data della prestazione l’invoiceR cerca in PatNG il caso adatto. Se c’è esattamente una corrispondenza, il caso viene assegnato.
3. Il numero di prestazione viene compilato in base al creditore, AKST ed EKST provengono dalla cronologia del caso.
4. Controlli l’assegnazione e la confermi o la correggi.

Campo	Provenienza
Numero di prestazione	Dati anagrafici del creditore
Data della prestazione	Riconoscimento del testo
Data dell’ordine	Riconoscimento del testo
AKST / EKST	Cronologia del caso assegnato
Caso	Riconoscimento del testo e confronto con PatNG

PAT-Kontierung

Dopo la registrazione delle prestazioni la fattura viene imputata automaticamente:

1. L’invoiceR genera le voci dall’assegnazione di creditore e numero di prestazione.
2. Vengono impostati conto di costo, centro di costo e altri dati.
3. La persona con il ruolo Contabilità controlla che l’imputazione sia completa e corretta.
4. Dopo l’approvazione la registrazione viene trasmessa alla contabilità finanziaria.

Perché una prestazione possa essere trasmessa, ogni posizione richiede caso, data dell’ordine, data della prestazione, numero di prestazione, AKST, EKST e quantità. Se manca qualcosa, l’invoiceR segnala che la prestazione non è registrata per intero.

PAT-Fehlertopf

Se una fattura non può essere elaborata automaticamente, finisce nella coda degli errori. I motivi sono per esempio:

• Sulla fattura mancano dati del paziente, come nome o data di nascita.
• Non c’è nessun caso adatto oppure ce n’è più di uno.
• Il creditore è sconosciuto o non ha un numero di prestazione.

Così elabori una fattura nella coda degli errori:

1. Nell’elenco dei compiti apri la fattura nel passo PAT-Fehlertopf.
2. Controlla i dati riconosciuti e completali o correggili: nome e data di nascita del paziente, numero del caso, numero di prestazione e centro di costo (KST, EKST, AKST).
3. Quando è tutto registrato, inoltra la fattura in modo che possa essere imputata.

Consiglio

Se le fatture di un creditore finiscono sempre di nuovo nella coda degli errori, controlla i suoi dati anagrafici. Numeri di prestazione e imputazioni curati per intero risparmiano poi molto lavoro manuale.

Domande frequenti

Problema	Possibile causa	Soluzione
Il caso non viene assegnato automaticamente.	I dati del paziente sulla fattura mancano o differiscono.	Completare i dati nella coda degli errori. Se capita spesso, contestare la qualità della fattura al fornitore.
Non viene generata nessuna voce.	Presso il creditore mancano il numero di prestazione o l’imputazione.	Controllare e completare i dati anagrafici del creditore.
La fattura finisce nella coda degli errori nonostante i dati corretti.	Ci sono più casi possibili.	Nella coda degli errori scegliere a mano il caso giusto.
La data della prestazione è riconosciuta in modo errato.	Qualità di scansione scarsa o formato di fattura insolito.	Correggere la data a mano e chiarire il formato della fattura con il fornitore.

Termini

Termine	Significato
KST	Centro di costo collettivo, fisso per creditore
EKST	Centro di costo del fornitore della prestazione, dalla cronologia del caso
AKST	Centro di costo del committente, dalla cronologia del caso
Cronologia del caso	Panoramica cronologica di tutti i dati rilevanti di un caso paziente
Coda degli errori	Punto di raccolta per le fatture che non hanno potuto essere elaborate automaticamente