Cartelle nella casella di posta delle fatture

Dopo l’elaborazione, l’invoiceR sposta ogni e-mail della casella di posta delle fatture in una sottocartella della posta in arrivo. Se hai accesso alla casella di posta, per esempio in Outlook, da queste cartelle vedi cosa è successo a un’e-mail.

Casella di posta delle fatture in Outlook con le sottocartelle della posta in arrivo: Imported, ManualProcessing, Aborted

Le cartelle

Cartella	Significato	Cosa devi fare
Posta in arrivo	Nuove e-mail che l’invoiceR non ha ancora elaborato.	Niente. L’invoiceR le preleva automaticamente.
Received	L’e-mail è stata appena acquisita ed è in corso di elaborazione.	Niente.
Imported	L’e-mail è stata importata con successo, il documento è nell’invoiceR.	Niente.
ManualProcessing	L’e-mail contiene più PDF e non è stata importata.	Elaborare a mano, vedi sotto.
Aborted	Durante l’importazione si è verificato un errore, non è stato creato alcun documento.	Controllare e inviare di nuovo, vedi sotto.

I nomi delle cartelle sono quelli standard. La vostra amministrazione può rinominarli.

Attenzione

Non spostare e-mail nelle cartelle Received o Imported e non eliminare nulla al loro interno. Queste cartelle sono gestite dall’invoiceR stesso.

E-mail nella cartella ManualProcessing

Se un’e-mail contiene più PDF, l’invoiceR la mette in ManualProcessing. Guarda i PDF e decidi:

• Ogni PDF è una fattura a sé: invia ogni fattura in una propria e-mail all’indirizzo di fatturazione oppure caricala singolarmente.
• Tutti i PDF insieme formano una fattura: unisci i PDF in un unico documento e invialo in una nuova e-mail all’indirizzo di fatturazione oppure caricalo.
• Un PDF è la fattura, gli altri sono allegati (per esempio le CGC): invia di nuovo solo la fattura, oppure aggiungi gli allegati alla fattura se ne fanno parte.

Quando l’e-mail è stata trattata, spostala in una cartella di archiviazione apposita oppure eliminala, così è chiaro che è stata elaborata.

Attenzione

L’invoiceR non considera più cartelle come Multiple o Merge provenienti da vecchie configurazioni. Se sposti un’e-mail lì, la fattura rimane non elaborata. Dividi o unisci i PDF come descritto sopra e inviali di nuovo.

E-mail nella cartella Aborted

Nella cartella Aborted finiscono le e-mail per le quali l’importazione non è riuscita. Controlla se l’allegato è un PDF leggibile e invia di nuovo la fattura all’indirizzo di fatturazione oppure caricala a mano. Se l’errore si ripresenta, rivolgiti alla vostra amministrazione interna.