Flusso di un documento

Ogni fattura in entrata attraversa nell’invoiceR diversi passi come documento. In ogni passo in cui una persona deve fare qualcosa, nell’elenco dei compiti della persona o del ruolo competente nasce un compito.

I passi

Assegnazione: l’invoiceR determina in base al regolamento di assegnazione chi imputa il documento. Se non funziona automaticamente, qualcuno assegna il documento a mano.
Contabilità: controlli i dati di testata e distribuisci l’importo della fattura su righe di imputazione con conto, centro di costo e aliquota IVA.
Approvazione: l’invoiceR determina chi deve approvare il documento. Queste persone concedono o rifiutano la loro approvazione per ogni riga di imputazione.
Controllo finale: la contabilità controlla il documento un’ultima volta e lo rilascia per la registrazione.
Archivio: il documento concluso resta reperibile con tutta la sua cronologia.

Con gli ordini c’è inoltre la conferma dell’entrata merci.

Schema dei passi Assegnazione, Contabilità, Approvazione e Controllo finale come catena di frecce

Quali passi sono attivi da voi, come si chiamano e quali pulsanti ci sono lo stabilisce la vostra amministrazione. Questa guida descrive la configurazione standard.

Un documento è aperto

Quando apri un compito, vedi:

In alto il nome del passo (per esempio «Contabilità») e sotto le indicazioni più importanti: mandante, processo, codice a barre, fornitore e importo. Un clic su un’indicazione la copia negli appunti.
Il documento vero e proprio, così hai la fattura davanti mentre la elabori.
Schede con i dati del documento. Quali schede vedi dipende dal passo e dai tuoi permessi:

Scheda	Contenuto
Panoramica	Dati di testata: fornitore, numero di fattura, date, importi, aliquote IVA, dati di pagamento.
Assegnazione manuale	Solo nel passo Assegnazione.
Contabilità	Le righe di imputazione.
Approvazione	Solo nel passo Approvazione.
Entrata merci	Solo per gli ordini.
Commento	Commenti sul documento.
Storia	Che cosa è successo al documento, quando e da parte di chi.
Documenti	Fattura e altri file del documento.
Collegamenti	Collegamenti con altri documenti.

In basso i pulsanti del passo. A sinistra c’è Problema con questo documento per tutto ciò che si discosta dal flusso normale, a destra i pulsanti per concludere, salvare e annullare.

Salvare, annullare, concludere

Salva salva le tue modifiche e chiude il documento. Il compito resta a te.
Annulla chiude il documento e scarta i dati non ancora salvati. Le approvazioni e i rifiuti, invece, l’invoiceR li salva subito quando li dai. Annulla non li ritira; per questo c’è Ritirare un’approvazione o un rifiuto.
Il pulsante per concludere (per esempio Concludere la contabilità o Concludere l’approvazione) salva le tue modifiche e passa il documento al passo successivo.

Che cos’altro puoi fare con un documento (rifiutare, chiedere chiarimenti, parcheggiare, commentare) è descritto in Azioni sul documento.