Gestione dei materiali (MM)

L’invoiceR conosce due tipi di processo per le fatture:

• GK (costi generali): fatture senza ordine. Vengono imputate e approvate a mano.
• MM (gestione dei materiali): fatture con riferimento d’ordine, per esempio per materiale di magazzino o di consumo. Arrivano già imputate dall’ordine e saltano la contabilità.

A seconda della configurazione, tutte le fatture vengono dapprima lette come GK. Se una fattura appartiene alla gestione dei materiali lo si decide poi nell’assegnazione manuale.

Assegnazione manuale MM

Se una fattura appartiene a un ordine, nell’assegnazione manuale la passi al processo MM. A seconda della configurazione ci sono due vie:

Tramite il numero d’ordine:

1. Nella scheda Panoramica inserisci il numero d’ordine della fattura, oppure controllalo se il riconoscimento del testo l’ha già trovato.
2. Concludi l’assegnazione.

Dal numero d’ordine l’invoiceR riconosce quale reparto è competente e cambia il tipo di processo da GK a MM.

Tramite un’azione sul documento:

1. Clicca su Problema con questo documento.
2. Scegli l’azione per il passaggio alla gestione dei materiali, per esempio Passare al tipo di processo MM, oppure il reparto competente, se da voi ne vengono offerti diversi.

Attenzione

Controlla sempre il numero d’ordine nella scheda Panoramica prima di passare la fattura alla gestione dei materiali. Un numero d’ordine sbagliato porta la fattura nel reparto sbagliato.

Se una fattura si trova per errore nel processo MM, a seconda della configurazione può tornare al processo normale con Passare al tipo di processo GK.

Richiesta di approvazione MM

Le fatture MM arrivano già imputate direttamente al passo Richiesta di approvazione. La persona competente controlla la fattura e concede l’approvazione come per le altre fatture, vedi Approvazione.

Sotto Problema con questo documento in questo passo sono disponibili, a seconda della configurazione, queste azioni:

• Rifiutare la fattura: se la fattura è sbagliata nel contenuto o appartiene a un altro reparto. La fattura torna alla contabilità nel passo Richiesta di rifiuto.
• Creare una richiesta via e-mail: crea un’e-mail con cui invii la fattura a un’altra persona per consultazione.
• Parcheggiare: mette da parte la fattura per un determinato periodo. Riceve il chip «parcheggiato» e in questo periodo non compare nel riepilogo giornaliero dei compiti.

Maggiori informazioni su queste azioni si trovano in Azioni sul documento.

Dopo l’approvazione

Una volta concessa l’approvazione, a seconda della configurazione la fattura viene trasmessa al sistema di contabilità o di gestione dei materiali e lì è pronta per la registrazione. Nell’invoiceR attende in un passo apposito finché la registrazione nella gestione dei materiali non è conclusa. Quando il documento lì viene concluso, passa allo stato Completato ed è visibile solo nell’archivio.

Entrata merci

Per le fatture con riferimento d’ordine l’invoiceR può richiedere che ogni voce sia collegata a un’entrata merci. Se il collegamento manca, l’avviso Wareneingang-Verlinkung benötigt lo segnala. Nella contabilità, con il pulsante Aggiungi una nuova riga di articolo con riferimento all’ordine aggiungi una riga che si riferisce a una posizione d’ordine. Come registrare e collegare le entrate merci è descritto in Entrata merci.