Controllo finale

Il controllo finale è l’ultimo passo prima della registrazione. Di regola spetta alla contabilità creditori. Qui controlli se dati di testata, imputazione e approvazioni sono completi e corretti.

Controllare e registrare il documento

1. Apri il compito.
2. Nella scheda Panoramica controlla i dati di testata e i dati di pagamento, a seconda della configurazione anche la data di registrazione.
3. Nella scheda Contabilità controlla le righe di imputazione. Se apri una riga, sotto vedi chi l’ha imputata e chi l’ha approvata. Con la selezione delle colonne mostri altre colonne.
4. Fai attenzione ai chip nella testata del documento, vedi sotto.
5. Clicca su Registrare il documento.

L’invoiceR controlla per esempio se tutte le righe hanno un codice IVA. Se manca qualcosa, mostra un messaggio e il documento resta a te.

Più documenti in una volta

Con il relativo permesso, nella vista amministratore dell’elenco dei compiti selezioni più documenti, clicchi con il tasto destro del mouse e scegli Concludere i compiti. A seconda della configurazione, l’invoiceR chiede prima una data di registrazione comune.

Principio dei quattro occhi

Se da voi è attivato il principio dei quattro occhi, contabilità e approvazione non possono provenire soltanto dalla stessa persona. Se il principio è violato, il documento riceve il chip Principio dei quattro occhi violato e un messaggio.

Così lo risolvi:

• Nella riga di imputazione richiedi un’altra persona per l’approvazione, vedi Richiedere un’approvazione aggiuntiva, e riporta il documento nell’approvazione.
• Oppure fai ampliare il regolamento di approvazione dalla vostra amministrazione e riavvia l’approvazione.

Con il relativo permesso puoi anche confermare il chip («Impostare il principio dei quattro occhi come soddisfatto»). Per farlo è obbligatoria un’annotazione.

Qualcosa non va

Sotto Problema con questo documento, a seconda della configurazione, ci sono per esempio queste azioni:

Azione	A che cosa serve
Riavviare il processo di approvazione	Hai modificato la contabilità (per esempio un centro di costo) o aggiunto un’altra persona per l’approvazione. Le approvazioni vengono richieste di nuovo.
Eseguire di nuovo il passo di contabilità	La contabilità è sbagliata. Il documento torna nella contabilità, a scelta alla persona dell’assegnazione o a una persona che scegli tu.
Creare una richiesta via e-mail	Porre una domanda via e-mail a un’altra persona.
Rifiutare la fattura	La fattura viene rifiutata definitivamente.
Parcheggiare	Mettere da parte il documento fino a una data.

Pericolo

Rifiutare la fattura nel controllo finale conclude definitivamente il flusso del documento. Controlla prima se una correzione nella contabilità non basta.

Maggiori informazioni sulle singole azioni in Azioni sul documento.