Wer muss visieren? (Visums-Struktur)

Die Visums-Struktur zeigt dir für einen Beleg, wer ihn visieren muss und warum. So siehst du zum Beispiel, weshalb ein Beleg bei einer bestimmten Person liegt oder ob nach dem aktuellen Visum noch jemand freigeben muss.

Visums-Struktur öffnen

1. Öffne den Beleg aus der Aufgaben-Liste.
2. Klicke unter den Reitern auf Visums-Struktur.
3. Bestätige die Rückfrage. Der invoiceR speichert den Beleg, damit die Anzeige stimmt.

Das Fenster Visums-Struktur öffnet sich. Mit Schliessen kehrst du zum Beleg zurück.

Schaltfläche fehlt oder ist grau?

Die Schaltfläche siehst du nur, wenn du die Berechtigung dazu hast. Sie ist grau, solange eine Kontierungszeile ungültige Angaben hat, zum Beispiel ein Pflichtfeld wie das Konto fehlt. Fülle die Zeile vollständig aus. Fehlt dir die Schaltfläche, wende dich an eure interne Administration.

Was du im Fenster siehst

Der invoiceR fasst die Kontierungszeilen in Gruppen zusammen: Alle Zeilen, für die dieselbe Regel aus dem Visums-Reglement gilt, bilden eine Gruppe. Jede Gruppe ist ein eigener Abschnitt, den du mit einem Klick auf- und zuklappst. Fährst du über das i neben Gruppe, siehst du die Gruppen-Summe und die Regel, die gilt.

In einer aufgeklappten Gruppe siehst du:

• Hierarchie: die Stufen, die nacheinander visieren müssen, als Kästchen mit Pfeilen. Jedes Kästchen zeigt den Namen der Stufe, ihre Limite und den Status:
  • leeres rotes Kästchen: noch kein Visum,
  • orangefarbener Haken: ein Teil der Zeilen ist visiert,
  • grüner Haken: alle Zeilen der Gruppe sind visiert.
• Eine Stufe mit dem Vermerk Angefragt ist die, bei der der Beleg gerade liegt.
• Eine blasse Stufe muss nicht visieren. Eine höhere Stufe kommt nur dazu, wenn die Summe der Gruppe die Limite der Stufe davor übersteigt.
• Kontierungszeilen: die Zeilen dieser Gruppe mit Buchungstext und Betrag.
• Erteilte Visas: wer wann visiert hat, auch ob als Stellvertretung oder als Mitglied einer Rolle.

Fenster Visums-Struktur mit einer aufgeklappten Gruppe, der Hierarchie als Kästchen mit Pfeilen, der Liste der Kontierungszeilen und den erteilten Visas

Details zu einer Stufe

Klicke auf ein Kästchen der Hierarchie. Ein Feld zeigt dir:

• Aktuelle Anfrage: die Person oder Rolle, bei der das Visum gerade angefragt ist.
• Vorgesehenes Visum: die Person oder Rolle, die laut Visums-Reglement für diese Stufe zuständig ist.
• Die Visa, die auf dieser Stufe schon erteilt wurden.

Die aktuelle Anfrage kann von der vorgesehenen Person abweichen, zum Beispiel weil eine Stellvertretung einspringt, während jemand abwesend ist.

Bei euch anders?

Mit einer zusätzlichen Berechtigung kann die Buchhaltung hier auch Visa erfassen (neues Visum, Visum erfassen) oder zurücknehmen. Stimmt die Visums-Struktur grundsätzlich nicht, muss eure Administration das Visums-Reglement anpassen.

Wie du selbst visierst, steht unter Visum.