Wie Belege in den invoiceR kommen

Bevor ein Beleg kontiert und visiert werden kann, muss er in den invoiceR kommen. Dafür gibt es mehrere Wege. Welche davon bei euch eingerichtet sind, entscheidet eure Administration.

Eingangswege

Weg	Wofür	Mehr dazu
E-Mail	Lieferanten oder Mitarbeitende schicken die Rechnung als PDF an eine Rechnungs-Adresse. Der häufigste Weg.	Rechnungen per E-Mail
Hochladen	Du lädst ein PDF selbst im invoiceR hoch, zum Beispiel eine Rechnung, die auf Papier oder per Post kam und eingescannt wurde.	Belege hochladen
Scan-Ordner	Papierrechnungen werden zentral gescannt und landen automatisch im invoiceR.	Je nach Einrichtung
Mobile-App	Spesenbelege direkt mit dem Smartphone erfassen.	invoiceR-App
Schnittstellen	Elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten aus anderen Systemen.	Je nach Einrichtung

Was nach dem Eingang passiert

1. Beleg anlegen: Der invoiceR legt einen neuen Beleg an und speichert das PDF dazu.
2. Texterkennung: Hat der Beleg ein Dokument, liest die Texterkennung die wichtigsten Angaben aus, zum Beispiel Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge. Während das läuft, steht der Beleg im Status Warten auf Erkennung.
3. Zuweisung: Danach entscheidet das Zuweisungs-Reglement, wer den Beleg kontiert. Findet der invoiceR eine passende Regel, geht der Beleg direkt in die Kontierung. Sonst landet er in der Manuellen Zuweisung, wo jemand die Daten prüft und den Beleg von Hand zuweist. Siehe Daten prüfen und zuweisen und Zuweisung.
4. Weiter im Prozess: Ab hier folgt der Beleg dem normalen Ablauf mit Kontierung, Visum und Schlusskontrolle.

Hinweis

Ein Beleg kann je nach Einrichtung auch direkt in der Kontierung landen, ohne dass jemand ihn in der Manuellen Zuweisung anschaut. Das ist der Fall, wenn die erkannte Kostenstelle im Zuweisungs-Reglement hinterlegt ist.