Freigaben (Visums-Reglement)

Das Visums-Reglement (auch Freigabe-Reglement) bestimmt, welche Personen einen Beleg freigeben müssen. Der invoiceR gleicht dazu jede Kontierungs-Position des Belegs mit dem Reglement ab und stellt daraus die Liste der nötigen Freigaben zusammen. „Visum“ und „Freigabe“ meinen dasselbe.

Wie die Freigabe für die Anwender aussieht, steht unter Visum.

Reglement öffnen

Jeder Geschäftsbereich (Mandant) kann ein eigenes Visums-Reglement haben.

Öffne Administration > Geschäftsbereiche.
Klicke im Organigramm beim gewünschten Geschäftsbereich auf das grüne Doppelhäkchen (Visums-Reglement bearbeiten).

Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf den Geschäftsbereich) legst du unter Visums-Reglement ein neues Reglement an (Visums-Reglement hinzufügen), bearbeitest vorhandene oder importierst eines aus einer JSON-Datei (Visums-Reglement importieren). Für die Bearbeitung braucht es die Berechtigung Admin.VisaMapping auf dem Geschäftsbereich.

Das Reglement erscheint als Baum aus Visums-Stufen. Mit den Pfeilen in der Namensspalte klappst du Äste auf und zu.

Visums-Reglement als Baum mit mehreren Stufen, eine Stufe aufgeklappt mit Benutzer, Stellvertretung und Limite

So funktioniert die Freigabe

Ist die Kontierung abgeschlossen, sucht der invoiceR für jede Kontierungs-Position die passenden Stufen im Reglement.

Beispiel: Für eine Position mit der Kostenstelle 4100 passt die Stufe Standort Nord. Dort ist Benutzer A eingetragen, also muss Benutzer A freigeben. Die Stufe hat eine Limite von CHF 10’000. Ist die Position höher, muss zusätzlich die übergeordnete Stufe Bereich Liegenschaften mit Benutzer B freigeben. Ist auf der Stufe Standort Nord Benutzer B als Stellvertretung eingetragen und Benutzer A abwesend, erhält Benutzer B den Beleg direkt.

Stufen bearbeiten

Mit einem Rechtsklick auf eine Stufe fügst du Unter-Stufen hinzu (Neue Unter-Stufe anlegen), bearbeitest oder löschst sie. Über dasselbe Menü exportierst und importierst du einzelne Stufen als JSON-Datei. Das Stift-Symbol neben dem Namen öffnet die Stufe direkt.

Im Fenster der Stufe legst du fest:

Bezeichnung und Beschreibung der Stufe.
Priorität: In welcher Reihenfolge mehrere passende Stufen für eine Kontierungs-Position abgearbeitet werden.

Freigabe

Für jede Stufe braucht es mindestens einen Benutzer oder eine Rolle:

Bei einer Rolle genügt die Freigabe eines beliebigen Mitglieds.
Bei einem Benutzer legst du unter Falls Benutzer abwesend fest, was bei seiner Abwesenheit passiert: keine Aktion, an Stellvertretung des Benutzers oder erweiterte Logik. Mit erweiterte Logik öffnet Logik bearbeiten eine Liste von Stellvertretungs-Regeln (bestimmte Benutzer oder Rollen, oder die Standard-Stellvertretung des Benutzers). Die Reihenfolge änderst du per Drag and Drop.

Mit Visa-Prozess überspringen schaltest du die Freigabe auf einer Stufe ab.

Stufen-Limite

Übersteigt der Betrag einer Kontierungs-Position die Limite der Stufe, braucht es zusätzlich die Freigabe der übergeordneten Stufe.

Schalte Stufen-Aufstieg ein und trage die Limite bei Obergrenze des Totalbetrags ein. Die Limite gilt in der Währung des Geschäftsbereichs (Standard CHF). Belege in anderen Währungen rechnet der invoiceR für die Prüfung um.
Eine Limite von 0 bedeutet: Die übergeordnete Stufe muss immer freigeben.
Ist Stufen-Aufstieg ausgeschaltet, steigt die Stufe nie auf.

Unter Stufen-Aufstieg Bedingungen kannst du zusätzlich festlegen, dass die übergeordnete Stufe auch unterhalb der Limite freigeben muss, wenn der Kontierer selbst der Freigeber dieser Stufe ist (Stufen-Aufstieg falls der Kontierungsbenutzer der Visumsgeber ist). So bleibt das Vier-Augen-Prinzip gewahrt.

Stufen-Aktivierung

Mit Stufen-Filter aktivieren greift die Stufe nur, wenn der Betrag zwischen Minimum und Maximum liegt.

Visums-Regeln: wann eine Stufe greift

Wie im Zuweisungs-Reglement bestimmen Filter, ob eine Stufe zu einem Beleg passt. Pro Stufe kannst du mehrere Regeln anlegen, jede mit eigener Filter-Eigenschaft. Mit dem Plus-Symbol fügst du eine Regel hinzu, ein Klick auf eine Zeile öffnet sie.

Beispiel: Eine Stufe mit einer Regel auf Kostenstelle 4100, einer auf Konto 6500 und einer auf zwei Lieferanten greift, sobald eine dieser Bedingungen erfüllt ist.

Die Filter-Eigenschaften im Einzelnen:

Filter-Eigenschaft	Verglichen mit
Kostenstelle, Konto, Projekt, Kostenträger	den Werten der Kontierungs-Position
Lieferant	dem Lieferanten im Belegkopf
Benutzer	dem Zuweisungs-Benutzer des Belegs
Kontierer	der Person, die kontiert hat
Geschäftsbereich	dem Geschäftsbereich des Belegs
Notfall-Visum	siehe unten
Always (*)	siehe unten

Nach der Wahl der Eigenschaft zeigt der invoiceR eine Liste der möglichen Werte. Setze bei den gewünschten Einträgen das Häkchen oder trage die Nummern kommagetrennt ins Feld unter der Tabelle ein.

Für komplexere Bedingungen kannst du auf einer Regel ein Skript hinterlegen. Siehe Freigabe-Skripte.

Notfall-Visum

Eine Stufe mit einer Regel Notfall-Visum ist eine Auffang-Stufe: Findet der invoiceR im ganzen Reglement keine passende Stufe, greift diese. Damit gibt es immer mindestens eine Freigabe, und die Prüfung des Vier-Augen-Prinzips schlägt nur noch in Ausnahmefällen an (zum Beispiel bei Abwesenheiten). Findet der invoiceR eine andere passende Stufe, entfällt das Notfall-Visum.

Always (*)

Eine Stufe mit einer Regel Always (*) greift immer, unabhängig von Kostenstelle, Konto oder Projekt. Die Personen dieser Stufe müssen also jeden Beleg freigeben. Du kannst die Regel auf jeder Ebene des Baums eintragen. Der Baum wird wie bei allen anderen Regeln von dort aus nach oben abgearbeitet.

Siehe auch

Manuelle Freigabe-Anfrage: zusätzliche Freigeber direkt in der Kontierung.
Transitions: Vier-Augen-Prinzip erzwingen, automatisches Visum für Kontierer.
Abwesenheiten: wie Stellvertretungen in der Freigabe wirken.