Rechnungen per E-Mail

Für den E-Mail-Import hat euer invoiceR ein eigenes Postfach mit einer Rechnungs-Adresse. Der invoiceR schaut in kurzen Abständen nach, ob neue E-Mails eingetroffen sind, und legt für jede Rechnung einen Beleg an. Lieferanten können ihre Rechnungen direkt an diese Adresse senden. Du kannst auch selbst eine Rechnung dorthin weiterleiten, die bei dir gelandet ist.

Wie das Postfach eingerichtet wird, steht unter Postfach-Anbindung.

Anforderungen an die E-Mail

• Rechnung als PDF: Der invoiceR verarbeitet PDF-Anhänge. Andere Anhänge wie Bilder oder Word-Dateien werden nicht als Rechnung übernommen.
• Eine Rechnung pro E-Mail: Am einfachsten ist genau ein PDF pro E-Mail. Enthält eine E-Mail mehrere PDFs, kann der invoiceR nicht selbst entscheiden, ob das mehrere Rechnungen sind oder eine Rechnung mit Beilagen. Die E-Mail wird dann nicht importiert, sondern zur Bearbeitung von Hand zur Seite gelegt. Was dann zu tun ist, beschreibt Ordner im Rechnungs-Postfach.
• Dateigrösse: Wird bei euch die Texterkennung mit Parashift verwendet, darf das PDF höchstens 5 MB gross sein. Grössere Dokumente bleiben in der Erkennung hängen, siehe Parashift.

Tipp

Leitest du eine Rechnung weiter, prüfe vorher, ob die E-Mail weitere PDFs enthält, zum Beispiel AGB oder einen Lieferschein. Entferne sie oder schicke sie separat, damit nur die Rechnung als PDF angehängt ist.

Mehrere Rechnungen auf einmal

Hast du mehrere Rechnungen als einzelne PDFs, schicke am besten jede in einer eigenen E-Mail an die Rechnungs-Adresse. So entsteht für jede Rechnung sofort ein Beleg.

Gehören mehrere PDFs zu einer einzigen Rechnung (zum Beispiel Rechnung und Lieferschein), füge sie vorher zu einem PDF zusammen oder lade sie als eine Datei von Hand hoch.

Nach dem Import

Ist die E-Mail importiert, erscheint der neue Beleg in der Aufgaben-Liste der zuständigen Personen. Zuerst läuft die Texterkennung, danach die Zuweisung. Den ganzen Ablauf beschreibt Wie Belege in den invoiceR kommen.