Stammdaten

Damit Benutzer gültige Kontierungen erfassen können, braucht der invoiceR die Stammdaten aus dem ERP: Konten, Kostenstellen, Lieferanten und weitere. Sie werden in der Regel automatisch und regelmässig importiert, siehe Stammdaten-Import und ERP-Plugins.

Die wichtigsten Stammdaten

Stammdaten	Technischer Name	Inhalt
Konten	`Accounts`	Buchhaltungskonten mit Beschreibung, Standard-MwSt-Code und Kennzeichen Bilanzkonto
Kostenstellen	`Costcenters`	Kostenstellen mit Beschreibung und verantwortlicher Person
Konto/Kostenstelle	`AccountCostCenters`	Welche Konten mit welchen Kostenstellen kombiniert werden dürfen
Kontogruppen	`AccountGroups`, `CostCenterAccountGroups`	Gruppierungen von Konten, auch pro Kostenstelle
Projekte	`Projects`	Projekte mit Nummer und Name
Lieferanten	`Suppliers`	Lieferanten (Kreditoren) mit Adresse, UID und Standardwerten wie Zahlungsbedingung und MwSt-Code
Zahlungsmethoden	`PaymentMethods`	Bank- oder Postverbindungen eines Lieferanten (IBAN, Konto, BIC)
Zahlungsbedingungen	`TermsOfPayment`	Netto-Frist und bis zu zwei Skonto-Stufen
MwSt-Codes	`VatCodes`	MwSt-Codes mit Satz und Land
MwSt-Matrix	`VatCodesMatrix`	Welcher MwSt-Code für welche Kostenstelle und welchen Kontobereich gilt
Währungen	`CurrencyExchangeRates`	Währungen und Umrechnungskurse

Je nach ERP und Installation kommen weitere Stammdaten dazu, zum Beispiel Artikel, Bestellungen, Lieferungen, Kostenträger oder Fahrzeuge.

Alle Stammdaten gehören zu einem Geschäftsbereich (technisch Organisationseinheit, IrOrganizationUnitId). Hat ein Mandant mehrere Buchungskreise, führt der invoiceR die Stammdaten pro Geschäftsbereich getrennt. Beim Import ordnet der invoiceR jeden Datensatz über die externe Kennung des Geschäftsbereichs zu.

Woher ein Datensatz kommt: Source

Jeder importierte Datensatz trägt im Feld Source die Quelle, die in der Konfiguration des Imports steht (Standard External). Ein Import vergleicht nur Datensätze mit derselben Quelle. So können mehrere Importe nebeneinander dieselben Stammdaten befüllen, ohne sich gegenseitig zu überschreiben oder zu löschen.

Datensätze wiedererkennen: MappingKeys

Bei jedem Lauf muss der Import entscheiden, ob ein gelieferter Datensatz neu ist oder einen bestehenden ändert. Dafür bildet er aus den Feldern in MappingKeys einen Schlüssel. Stimmt der Schlüssel mit einem bestehenden Datensatz überein, wird dieser aktualisiert, sonst wird ein neuer angelegt.

Die MappingKeys stehen in der Konfiguration des Import-Jobs:

{
  "Source": "ERP",
  "MappingKeys": ["IrOrganizationUnitId", "Number"]
}

Empfohlene MappingKeys:

Stammdaten	MappingKeys
Konten (`Accounts`)	`IrOrganizationUnitId`, `Number`
Kostenstellen (`Costcenters`)	`IrOrganizationUnitId`, `Number`
Projekte (`Projects`)	`IrOrganizationUnitId`, `Number`
Lieferanten (`Suppliers`)	`IrOrganizationUnitId`, `Number`
Zahlungsbedingungen (`TermsOfPayment`)	`IrOrganizationUnitId`, `Number`
Zahlungsmethoden (`PaymentMethods`)	`IrOrganizationUnitId`, `SupplierNumber`, `Number`
MwSt-Codes (`VatCodes`)	`IrOrganizationUnitId`, `Code`
MwSt-Matrix (`VatCodesMatrix`)	`IrOrganizationUnitId`, `CostCenterNumber`, `AccountNumberBegin`, `AccountNumberEnd`
Konto/Kostenstelle (`AccountCostCenters`)	`IrOrganizationUnitId`, `AccountNumber`, `CostCenterNumber`
Kontogruppen (`AccountGroups`)	`IrOrganizationUnitId`, `AccountNumber`, `Group`
Kostenstellen-Kontogruppen (`CostCenterAccountGroups`)	`IrOrganizationUnitId`, `CostCenterNumber`, `Group`
Währungen (`CurrencyExchangeRates`)	`CurrencyCode`, bei Kursen pro Geschäftsbereich zusätzlich `IrOrganizationUnitId`
Kunden-Fälle (`CustomerCases`)	`IrOrganizationUnitId`, `Number`

Liefert das ERP denselben Datensatz mit unterschiedlichen Gültigkeiten (zum Beispiel einen MwSt-Code, dessen Satz sich ab einem Datum ändert), nimm zusätzlich ValidFrom und ValidTo in die MappingKeys auf:

"MappingKeys": ["IrOrganizationUnitId", "Code", "ValidFrom", "ValidTo"]

Was mit nicht mehr gelieferten Datensätzen passiert

Fehlt ein bestehender Datensatz in einer Lieferung, markiert der Datei-Import ihn als gelöscht (Einstellung DeleteNotDeliveredRecords, Standard true). Gelöschte Datensätze kann der Benutzer nicht mehr auswählen, bereits kontierte Belege behalten ihre Werte.

Taucht ein gelöschter Datensatz später wieder auf, legt der Import standardmässig einen neuen an. Mit ReactivateDeletedRecords: true aktiviert er stattdessen den bestehenden Datensatz wieder.

Weitere Einstellungen findest du unter Stammdaten-Import.