Belege hochladen

Kommt eine Rechnung nicht per E-Mail, zum Beispiel auf Papier, lädst du sie selbst im invoiceR hoch. Scanne die Rechnung dazu vorher als PDF ein.

Welche Erfassungsarten du siehst, richtet eure Administration ein, siehe Beleg-Erfassung einrichten.

Beleg hochladen

1. Öffne im Menü Reporte. Du siehst eine Karte pro Erfassungsart, zum Beispiel eine für Rechnungen.
2. Fülle auf der passenden Karte die angezeigten Felder aus. Je nach Einrichtung sind das Geschäftsbereich, Klassifizierung, Zuweisungs-Benutzer oder Zuweisungs-Rolle. Felder, die nicht erscheinen, setzt der invoiceR selbst.
3. Klicke auf Dokument auswählen und wähle das PDF, oder ziehe die Datei in das Feld („…oder hier ablegen“).
4. Klicke auf die Schaltfläche … erstellen. Sie trägt den Namen der Karte, zum Beispiel Rechnung erstellen.

Seite „Reporte“ mit einer Erfassungs-Karte: Auswahlfelder, ausgewähltes PDF und Schaltfläche „Rechnung erstellen“

Der invoiceR lädt das Dokument hoch und liest die Daten aus. Das dauert in der Regel einige Sekunden, währenddessen siehst du eine Animation. Danach öffnet sich der neue Beleg direkt, sofern du ihn bearbeiten darfst. Sonst erscheint eine Meldung, dass der Beleg erstellt wurde, und er läuft im Prozess weiter.

Mehrere Belege nacheinander

Du musst nicht warten, bis die Daten ausgelesen sind. Klicke während der Animation auf Weiterer Beleg erfassen. Der erste Beleg wird im Hintergrund fertig verarbeitet, und du kannst sofort das nächste PDF hochladen.

Es kann immer nur ein PDF pro Beleg hochgeladen werden. Andere Dateiformate sind nicht möglich.

Belege ohne Dokument

Manche Erfassungsarten brauchen kein Dokument, zum Beispiel ein Umbuchungsbeleg. Auf solchen Karten gibt es kein Feld für die Datei. Klicke direkt auf … erstellen, der Beleg wird sofort angelegt und geöffnet.

Wenn etwas nicht klappt

• „Zeitüberschreitung“: Die Verarbeitung dauert länger als üblich. Der Beleg wird im Hintergrund weiter verarbeitet. Schau nach einigen Minuten in der Aufgaben-Liste nach, bevor du das PDF noch einmal hochlädst.
• „Fehler beim Erstellen des Belegs“: Der Beleg wurde nicht angelegt. Versuche es noch einmal. Tritt der Fehler wieder auf, wende dich an eure interne Administration.
• „Keine Belege konfiguriert!“: Für dich ist noch keine Erfassungsart eingerichtet.