Spesen konfigurieren

Mit dem Spesen-Prozess erfassen Mitarbeitende geschäftliche Ausgaben, entweder direkt im invoiceR (Ausgabe erfassen) oder mit der Mobile-App. Neben dem Foto oder Scan des Belegs fragt ein Spesen-Formular weitere Angaben zur Ausgabe ab. Dieses Formular lässt sich stark anpassen und je nach Rolle unterschiedlich gestalten.

Aufbau

Tabelle	Inhalt
conf.ExpenseForms	die Formulare, zum Beispiel „Standard“ und „Geschäftsleitung“. Jedes Formular gehört zu einer Rolle.
conf.ExpenseCategories	die Kategorien einer Ausgabe, zum Beispiel Mittagessen, Autofahrt, Zugfahrt
conf.ExpenseFields	die Formular-Felder, zum Beispiel Kostenstelle oder Anzahl Personen
conf.ExpenseFormFields	verknüpft Formulare, Kategorien und Felder

So läuft eine Erfassung ab:

1. Der Benutzer erhält das Formular, auf das er über seine Rollen Zugriff hat.
2. Aus conf.ExpenseFormFields ergibt sich, welche Kategorien das Formular anbietet.
3. Der Benutzer wählt eine Kategorie.
4. Der invoiceR zeigt die Felder, die für diese Kategorie hinterlegt sind.

Spesen-Optionen am Geschäftsbereich

Die Kategorien eines Geschäftsbereichs pflegst du in der Oberfläche:

1. Öffne Administration > Geschäftsbereiche.
2. Klicke beim Geschäftsbereich auf das violette Kreditkarten-Symbol (Spesen-Optionen bearbeiten). Gibt es noch keine Spesen-Optionen, legst du sie per Rechtsklick über Spesen-Optionen an.

Pro Kategorie legst du unter anderem Titel, KI-Beschreibung, Standard-Konto, -Kostenstelle und -Projekt sowie die zugehörigen Felder fest.

Fenster „Spesen-Optionen“ eines Geschäftsbereichs mit der Liste der Kategorien und dem Bearbeitungsbereich einer Kategorie

Spesen-Formulare

Es kann ein oder mehrere Formulare geben, zum Beispiel ein Standard-Formular und eines für externe Mitarbeitende. Welche Rolle ein Formular nutzen darf, steht in conf.ExpenseForms.VisibleFilterRoleId.

Weitere Spalten in conf.ExpenseForms:

Spalte	Bedeutung
Name, Description	Bezeichnung des Formulars
BackendUrl	Adresse, an welche die Mobile-App die erfassten Daten sendet. So kann jedes Formular einen eigenen Empfänger haben, zum Beispiel ein Gateway in der DMZ.
CustomerToken	GUID, an welcher der Empfänger erkennt, zu welchem Kunden die Daten gehören
IrVersion	Version des Datenformats (zurzeit 0.1.0)

Hinweis

Das Datenmodell erlaubt mehrere Formulare pro Benutzer. Die Oberfläche bietet zurzeit aber nur ein Formular pro Benutzer an.

Formular-Felder

Der Typ eines Felds steht in conf.ExpenseFields.Type. Je nach Typ sind in conf.ExpenseFields.Options verschiedene Parameter als JSON möglich.

Typ	Feld	Optionen
1 Input	einzeiliger Freitext, zum Beispiel „Mittagessen mit Kunde“	minLength, maxLength, default
2 Date	Datum, zum Beispiel „Gültig ab“	allowPast, allowToday, allowFuture (jeweils true/false)
3 Radio	Auswahl aus festen Werten, zum Beispiel eine Kostenstelle	die Auswahlwerte als Schlüssel und Text
4 Number	Zahl, zum Beispiel Anzahl Personen	minValue, maxValue, default
5 Km	Kilometer, mit Hilfe zum Berechnen der Strecke	minValue, maxValue, default
6 Text	mehrzeiliger Text, zum Beispiel eine Notiz	minLength, maxLength
7 Hidden	verstecktes Feld, das nicht angezeigt wird	je nach Verwendung

Beispiele für Options:

{ "minLength": 5, "maxLength": 30, "default": "Essen" }

{ "allowPast": true, "allowToday": true, "allowFuture": false }

{ "1000": "Kasse", "1010": "Bank", "1020": "Drittkonto" }

{ "minValue": 0, "maxValue": 500, "default": 20 }

Auswahlwerte dynamisch laden

Manchmal sollen die Auswahlwerte nicht fest im Formular stehen, zum Beispiel weil jeder Benutzer andere Kostenstellen sieht. Statt für jeden Benutzer ein eigenes Formular anzulegen, füllst du conf.ExpenseFields.OptionsSource. Der invoiceR lädt dann zusätzlich zu Options weitere Werte.

OptionsSource hat die Form Methode://Parameter. Zurzeit gibt es die Methode SQL: Der Teil nach :// ist eine Abfrage auf die invoiceR-Datenbank. Die erste Spalte wird zum Schlüssel, die zweite zum angezeigten Text.

SQL://SELECT [Id], [EmailAddress] FROM [dbo].[AbpUsers] WHERE Id = @UserId

Diese Platzhalter ersetzt der invoiceR vor der Abfrage:

Platzhalter	Wert
@UserId	Id des aktuellen Benutzers
@UserName	Benutzername des aktuellen Benutzers
@ExpenseCategoryAdditionalStr1 bis @ExpenseCategoryAdditionalStr5	Zusatzfelder 1 bis 5 der gewählten Kategorie