E-Mail-Versand und -Import

Der invoiceR arbeitet an zwei Stellen mit E-Mail:

• Versand: Benachrichtigungen, Erinnerungen und Systemmeldungen (zum Beispiel die tägliche Aufgaben-Erinnerung oder das Zurücksetzen eines Passworts) verschickt der invoiceR selbst.
• Import: Rechnungen, die Lieferanten per E-Mail schicken, holt der invoiceR aus einem Postfach ab und legt daraus neue Belege an.

Beide Teile werden getrennt eingerichtet. Ein Postfach für den Import braucht nicht dasselbe zu sein wie das Absender-Konto für den Versand.

E-Mail-Versand einrichten

Den Versand stellst du unter Administration > Einstellungen im Register E-Mail (SMTP) ein.

Register „E-Mail (SMTP)“ unter Administration > Einstellungen mit den Feldern Standard Absenderadresse, Standard Absendername und dem Schalter für OAuth

Feld	Bedeutung
Standard Absenderadresse	Adresse, die als Absender in den E-Mails steht, zum Beispiel invoicer@contoso.ch.
Standard Absendername	Name, den die Empfänger als Absender sehen, zum Beispiel invoiceR.

Danach wählst du eine von zwei Versandarten:

Versand über einen SMTP-Server

Für einen eigenen Mailserver oder einen SMTP-Relay-Dienst füllst du SMTP-Server, SMTP-Port, SSL verwenden und bei Bedarf Standard-Anmeldeinformationen benutzen mit Domainname, Benutzername und Passwort aus.

Microsoft 365

Microsoft hat die Anmeldung mit Benutzername und Passwort (Basic Authentication) bei Exchange Online abgekündigt. Nutzt ihr Microsoft 365, verwende den Versand über Microsoft Graph.

Versand über Microsoft Graph (Microsoft 365)

Aktivierst du den Schalter Use OAuth credentials, verschickt der invoiceR die E-Mails nicht über SMTP, sondern über die Schnittstelle Microsoft Graph im Namen eines Postfachs. Dafür brauchst du eine App-Registrierung in Microsoft Entra ID mit der Anwendungsberechtigung Mail.Send und füllst folgende Felder aus:

Feld	Inhalt
Tenant Id	Verzeichnis-ID (Tenant ID) eures Microsoft-Mandanten.
Client Id	Anwendungs-ID (Application ID) der App-Registrierung.
Client-Secret	Geheimer Schlüssel der App-Registrierung.
ObjectId	Objekt-ID des Benutzers oder Postfachs, in dessen Namen der invoiceR sendet. Die Objekt-ID findest du in Microsoft Entra ID beim jeweiligen Benutzer.

Gesendete E-Mails landen im Ordner „Gesendete Elemente“ dieses Postfachs.

Absender einschränken

Die Berechtigung Mail.Send erlaubt der App zunächst, im Namen jedes Postfachs eurer Organisation zu senden. Schränke das mit einer Application Access Policy in Exchange Online auf die gewünschten Postfächer ein, siehe Postfach-Anbindung (Abschnitt „Versand auf bestimmte Postfächer einschränken“).

Einstellungen testen

Im Abschnitt E-Mail Test-Einstellungen gibst du eine Empfängeradresse ein und klickst auf Test-E-Mail verschicken. Kommt die E-Mail an, ist der Versand richtig eingerichtet.

E-Mail-Import einrichten

Den Import übernimmt ein wiederkehrender Job, der ein Postfach regelmässig auf neue E-Mails prüft. Pro E-Mail gilt:

• Ein PDF im Anhang: Der invoiceR legt einen neuen Beleg mit diesem PDF an.
• Kein PDF im Anhang: Der invoiceR legt einen Beleg ohne Dokument an.
• Mehrere PDFs im Anhang: Die E-Mail wird nicht automatisch verarbeitet, sondern in einen Ordner für die manuelle Bearbeitung verschoben.

Jede verarbeitete E-Mail verschiebt der invoiceR je nach Ergebnis in einen eigenen Unterordner des Postfachs. So siehst du jederzeit, was importiert wurde und wo es Probleme gab.

Wie du das Postfach anbindest (Microsoft 365, IMAP-Server) und welche Einstellungen es gibt, steht unter Postfach-Anbindung. Wie der Belegeingang per E-Mail aus Sicht der Benutzer aussieht, beschreibt E-Mail-Import.