Visum

Mit dem Visum gibst du eine Rechnung zur Zahlung frei. Wer visieren muss, ermittelt der invoiceR nach der Kontierung aus dem Visums-Reglement, und zwar pro Kontierungszeile. Du visierst also nur die Zeilen, für die du zuständig bist.

Überblick

Öffne die Aufgabe im Schritt Visum. Der Reiter Visums-Vergabe ist bereits ausgewählt.

• Unten steht eine Tabelle mit allen Kontierungszeilen. Zuoberst kommen die Zeilen, die du visieren musst, darunter etwas ausgegraut die übrigen. Die Reihenfolge kann deshalb von der Kontierung abweichen.
• Oben stehen die Details der Zeile, die in der Tabelle ausgewählt ist, und darunter alle Personen, die diese Zeile visieren müssen.

Die Symbole bei den Personen zeigen den Stand: Grün heisst Visum erteilt, Rot heisst abgelehnt, Blau heisst noch offen.

Reiter Visums-Vergabe mit den Details einer Kontierungszeile oben, den Visierenden mit Status-Symbolen und der Tabelle aller Kontierungszeilen unten

Visum erteilen

1. Prüfe die Rechnung und die Kontierung der ausgewählten Zeile.
2. Klicke auf Visum erteilen.
3. Wiederhole das für alle Zeilen, die du visieren musst.
4. Klicke unten rechts auf Visum abschliessen.

Ist oben rechts Automatischer Wechsel bei Visum eingeschaltet, springt der invoiceR nach jedem Visum zur nächsten Zeile, die noch dein Visum braucht.

Mehrere Zeilen auf einmal

Musst du viele Zeilen visieren, markiere sie in der Tabelle und klicke auf Visum für Selektion erteilen. Diese Möglichkeit gibt es nur mit der entsprechenden Berechtigung.

Achtung

Erst Visum abschliessen gibt den Beleg weiter. Schliesst du den Beleg vorher, bleibt die Aufgabe bei dir.

Visum ablehnen

Stimmt die Kontierung einer Zeile nicht, zum Beispiel falsches Konto oder ein Buchungstext, der nicht den Vorgaben entspricht:

1. Wähle die Zeile aus.
2. Klicke auf Visum ablehnen.
3. Gib einen Grund ein. Er ist Pflicht und muss eine Mindestlänge haben.
4. Klicke auf Ablehnen.
5. Klicke auf Visum abschliessen.

Sobald eine Zeile abgelehnt ist, geht der Beleg nach dem Abschliessen zurück in die Kontierung. Die kontierende Person sieht deine Ablehnung mit dem Grund und korrigiert die Zeile.

Ist nicht die Kontierung, sondern die ganze Rechnung falsch, verwende stattdessen Problem mit diesem Beleg und Rechnung ablehnen, siehe Belegaktionen.

Visum oder Ablehnung zurücknehmen

Hast du dich vertan, klicke bei der Zeile auf dein grünes oder rotes Symbol. Es öffnet sich eine Liste der Visa und Ablehnungen. Dort kannst du deine eigenen mit Visum zurücknehmen oder Ablehnung entfernen wieder löschen, solange der Beleg noch bei dir ist.

Zusätzliches Visum einholen

Soll eine weitere Person visieren, die nicht im Visums-Reglement steht, kannst du sie dazunehmen. Das geht in der Kontierung und je nach Einrichtung auch im Visum:

1. Klicke oberhalb der Kontierungstabelle auf Manuelle Anfragen zur Freigabe hinzufügen.
2. Wähle unter Manuelle Anfrage für Benutzer eine Person oder unter Manuelle Freigabe für Rolle eine Rolle und gib, falls verlangt, eine Begründung ein.
3. Bestätige die Anfrage.

Die gewählte Person bekommt den Beleg im Visum zusätzlich zur Freigabe.

Hinweis

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie für deine Rolle freigeschaltet ist. Siehe Berechtigungen.

Ausserordentliches Visum

Ist eine visierende Person abwesend und auch ihre Stellvertretung nicht erreichbar, kann jemand mit der entsprechenden Berechtigung (meist die Buchhaltung) mit Ausserordentliches Visum erteilen oder Ausserordentliche Ablehnung erteilen an ihrer Stelle entscheiden. Im Verlauf ist sichtbar, wer das Visum tatsächlich erteilt hat.

Weitere Aktionen

Unter Problem mit diesem Beleg findest du im Visum je nach Einrichtung Rechnung ablehnen, Email-Anfrage erstellen, Kontierung erneut starten und Parkieren. Siehe Belegaktionen.