Materialwirtschaft (MM)

Der invoiceR kennt zwei Prozess-Typen für Rechnungen:

• GK (Gemeinkosten): Rechnungen ohne Bestellung. Sie werden von Hand kontiert und visiert.
• MM (Materialwirtschaft): Rechnungen mit Bestellbezug, zum Beispiel für Lager- oder Verbrauchsmaterial. Sie kommen vorkontiert aus der Bestellung und überspringen die Kontierung.

Je nach Einrichtung werden alle Rechnungen zunächst als GK eingelesen. Ob eine Rechnung zur Materialwirtschaft gehört, wird dann in der Manuellen Zuweisung entschieden.

Manuelle Zuweisung MM

Gehört eine Rechnung zu einer Bestellung, wechselst du sie in der Manuellen Zuweisung in den MM-Prozess. Je nach Einrichtung gibt es dafür zwei Wege:

Über die Bestellnummer:

1. Trage auf dem Reiter Übersicht die Bestellnummer der Rechnung ein, oder prüfe sie, wenn die Texterkennung sie bereits gefunden hat.
2. Schliesse die Zuweisung ab.

Der invoiceR erkennt an der Bestellnummer, welche Abteilung zuständig ist, und wechselt den Prozess-Typ von GK auf MM.

Über eine Beleg-Aktion:

1. Klicke auf Problem mit diesem Beleg.
2. Wähle die Aktion für den Wechsel in die Materialwirtschaft, zum Beispiel Auf MM Prozess-Typ wechseln, oder die zuständige Abteilung, falls bei euch mehrere angeboten werden.

Achtung

Prüfe die Bestellnummer auf dem Reiter Übersicht immer, bevor du die Rechnung in die Materialwirtschaft gibst. Eine falsche Bestellnummer führt die Rechnung in die falsche Abteilung.

Ist eine Rechnung fälschlicherweise im MM-Prozess, kann sie je nach Einrichtung mit Auf GK Prozess-Typ wechseln zurück in den normalen Ablauf.

Visum-Anfrage MM

MM-Rechnungen kommen vorkontiert direkt in den Schritt Visum-Anfrage. Die zuständige Person prüft die Rechnung und erteilt das Visum wie bei anderen Rechnungen, siehe Visum.

Unter Problem mit diesem Beleg stehen in diesem Schritt je nach Einrichtung diese Aktionen zur Verfügung:

• Rechnung ablehnen: wenn die Rechnung inhaltlich falsch ist oder einer anderen Abteilung gehört. Die Rechnung geht zurück an die Buchhaltung in den Schritt Ablehnungsanfrage.
• Email-Anfrage erstellen: erzeugt eine E-Mail, mit der du die Rechnung einer anderen Person zur Ansicht schickst.
• Parkieren: stellt die Rechnung für einen bestimmten Zeitraum zurück. Sie erhält den Chip „parkiert“ und erscheint in dieser Zeit nicht in der täglichen Aufgaben-Zusammenfassung.

Mehr zu diesen Aktionen findest du unter Beleg-Aktionen.

Nach dem Visum

Ist das Visum erteilt, wird die Rechnung je nach Einrichtung an das Buchhaltungs- oder Materialwirtschaftssystem übergeben und steht dort zur Verbuchung bereit. Im invoiceR wartet sie in einem eigenen Schritt, bis die Verbuchung in der Materialwirtschaft erledigt ist. Wird der Beleg dort abgeschlossen, wechselt er in den Status Abgeschlossen und ist nur noch im Archiv sichtbar.

Wareneingang

Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann der invoiceR verlangen, dass jede Kontierungszeile mit einem Wareneingang verknüpft ist. Fehlt die Verknüpfung, weist der Hinweis Wareneingang-Verlinkung benötigt darauf hin. In der Kontierung fügst du mit der Schaltfläche Neue Kontierungsposition mit Bestellbezug hinzufügen eine Zeile hinzu, die sich auf eine Bestell-Position bezieht. Wie du Wareneingänge erfasst und verknüpfst, beschreibt Wareneingang.