Ordner im Rechnungs-Postfach

Der invoiceR legt jede E-Mail aus dem Rechnungs-Postfach nach der Verarbeitung in einen Unterordner des Posteingangs. Hast du Zugriff auf das Postfach, zum Beispiel in Outlook, siehst du daran, was mit einer E-Mail passiert ist.

Rechnungs-Postfach in Outlook mit den Unterordnern des Posteingangs: Imported, ManualProcessing, Aborted

Die Ordner

Ordner	Bedeutung	Was du tun musst
Posteingang	Neue E-Mails, die der invoiceR noch nicht verarbeitet hat.	Nichts. Der invoiceR holt sie automatisch ab.
Received	Die E-Mail wurde gerade übernommen und wird verarbeitet.	Nichts.
Imported	Die E-Mail wurde erfolgreich importiert, der Beleg ist im invoiceR.	Nichts.
ManualProcessing	Die E-Mail enthält mehrere PDFs und wurde nicht importiert.	Von Hand bearbeiten, siehe unten.
Aborted	Beim Import ist ein Fehler aufgetreten, es wurde kein Beleg angelegt.	Prüfen und erneut senden, siehe unten.

Die Ordnernamen sind die Standardnamen. Eure Administration kann sie anders benennen.

Achtung

Verschiebe E-Mails nicht in die Ordner Received oder Imported und lösche dort nichts. Diese Ordner verwaltet der invoiceR selbst.

E-Mails im Ordner ManualProcessing

Enthält eine E-Mail mehrere PDFs, legt der invoiceR sie in ManualProcessing. Schau dir die PDFs an und entscheide:

• Jedes PDF ist eine eigene Rechnung: Schicke jede Rechnung in einer eigenen E-Mail an die Rechnungs-Adresse oder lade sie einzeln hoch.
• Alle PDFs zusammen ergeben eine Rechnung: Füge die PDFs zu einem Dokument zusammen und schicke es in einer neuen E-Mail an die Rechnungs-Adresse oder lade es hoch.
• Ein PDF ist die Rechnung, die anderen sind Beilagen (zum Beispiel AGB): Schicke nur die Rechnung erneut, oder füge die Beilagen an die Rechnung an, wenn sie dazugehören.

Ist die E-Mail erledigt, verschiebe sie in einen eigenen Ablage-Ordner oder lösche sie, damit klar ist, dass sie bearbeitet wurde.

Achtung

Ordner wie Multiple oder Merge aus älteren Einrichtungen wertet der invoiceR nicht mehr aus. Verschiebst du eine E-Mail dorthin, bleibt die Rechnung unverarbeitet liegen. Teile die PDFs auf oder füge sie zusammen wie oben beschrieben und reiche sie erneut ein.

E-Mails im Ordner Aborted

Im Ordner Aborted landen E-Mails, bei denen der Import fehlgeschlagen ist. Prüfe, ob der Anhang ein lesbares PDF ist, und schicke die Rechnung erneut an die Rechnungs-Adresse oder lade sie von Hand hoch. Tritt der Fehler immer wieder auf, wende dich an eure interne Administration.