Zuweisung zur Kontierung

Nach dem Belegeingang und der Validierung ist die Kontierung in der Regel der erste Schritt, den eine Person von Hand erledigt. Das Zuweisungs-Reglement bestimmt, welcher Benutzer oder welche Rolle einen Beleg zur Kontierung erhält. Lässt sich das nicht eindeutig bestimmen, landet der Beleg im Schritt Manuelle Zuweisung. Dort wählt jemand von Hand aus, wer kontieren soll.

Wie der Schritt für die Anwender aussieht, steht unter Zuweisung.

Reglement öffnen

Jeder Geschäftsbereich (Mandant) kann ein eigenes Zuweisungs-Reglement haben.

Öffne Administration > Geschäftsbereiche.
Klicke im Organigramm beim gewünschten Geschäftsbereich auf das orange Wegweiser-Symbol (Zuweisungs-Reglement bearbeiten).

Hat ein Geschäftsbereich noch kein Reglement, legst du es mit einem Rechtsklick auf den Geschäftsbereich über Zuweisungs-Reglement > Zuweisungs-Reglement hinzufügen an. Über dasselbe Kontextmenü findest du unter Zuweisungs-Reglemente bearbeiten alle vorhandenen Reglemente.

Für das Symbol und die Bearbeitung braucht es die Berechtigung Admin.AssignmentMapping auf dem Geschäftsbereich.

Organigramm unter Administration > Geschäftsbereiche mit den farbigen Reglement-Symbolen neben einem Geschäftsbereich

Das Fenster des Reglements hat drei Register:

Regeln: alle Regeln, die auf einen neuen Beleg angewendet werden.
Reihenfolge: in welcher Reihenfolge der invoiceR nach einer passenden Regel sucht. Es gilt immer der erste Treffer.
Ausnahme-Verhalten: was passiert, wenn keine Regel passt.

Regeln

Filter-Eigenschaft

Jede Regel bezieht sich auf genau eine Eigenschaft des Belegs. Zur Auswahl stehen Kostenstelle, Konto, Projekt, Lieferant, Kostenträger und Benutzer. Nach der Auswahl zeigt der invoiceR eine Tabelle mit den möglichen Werten aus den Stammdaten. Setze bei den gewünschten Werten das Häkchen. Kennst du die Nummern, kannst du sie stattdessen kommagetrennt in das Feld unter der Tabelle schreiben. Mit Ausgewählte Einträge zuoberst anzeigen siehst du schnell, was bereits gewählt ist.

Beispiel: Eine Regel mit der Filter-Eigenschaft Lieferant und drei ausgewählten Lieferanten greift für alle Belege dieser drei Lieferanten.

Wer den Beleg erhält

Pro Regel legst du fest, wem der Beleg zugewiesen wird:

Zuweisungs-Benutzer
Zuweisungs-Benutzer-Stellvertretung: erhält den Beleg nur, wenn der Zuweisungs-Benutzer abwesend ist.
Zuweisungs-Rolle und Zuweisungs-Rolle-Stellvertretung

Du kannst einen Benutzer, eine Rolle oder beides wählen.

Standard-Werte

Greift eine Regel, kann sie dem Beleg gleich Werte mitgeben: Standard-Kostenstelle, Standard-Kostenträger, Standard-Konto, Standard-Projekt und Standard-Zahlungskondition. So lässt sich zum Beispiel einrichten, dass alle Rechnungen eines Lieferanten automatisch einem Projekt zugeordnet und einer bestimmten Rolle zugestellt werden.

Für jeden Wert wählst du:

keine: kein Standard-Wert.
direkte Auswahl: ein fester Wert aus der Regel.
Standard-… des Zuweisungs-Benutzers: der Wert, der beim Zuweisungs-Benutzer hinterlegt ist (für Kostenstelle bzw. Kostenträger, Konto und Projekt).

Bei der Zahlungskondition gibt es zusätzlich direkte Auswahl (überschreiben): Sie ersetzt auch einen Wert, der bereits auf dem Beleg steht.

Standard-Kontierung

Unter Standard-Kontierung hinterlegst du ganze Kontierungs-Positionen. Beschreibung, Konto, Kostenstelle, Projekt, MwSt-Code und MwSt-Satz übernimmt der invoiceR direkt auf den Beleg. Form bestimmt, mit welchem Kontierungs-Formular die Position später bearbeitet wird. Den Betrag gibst du absolut (Brutto Betrag) oder als Anteil am Belegbetrag (Prozentual) an.

Reihenfolge

Ein Beleg kann gleichzeitig zu einer Regel für seine Kostenstelle, einer für sein Konto und einer für seinen Lieferanten passen. Im Register Reihenfolge bestimmst du, welche Eigenschaft zuerst geprüft wird. Ziehe die Einträge per Drag and Drop in die gewünschte Reihenfolge.

Neben Kostenstelle, Konto, Lieferant und Projekt gibt es zwei besondere Einträge:

Direkt-Zuweisung: Der invoiceR prüft, ob beim Scannen oder in der Validierung bereits eine Person oder Rolle für die Kontierung gewählt wurde. Wenn ja, erhält sie den Beleg direkt. Mit dem Zahnrad-Symbol stellst du ein, was passiert, wenn diese Person abwesend ist (Verhalten wenn Nutzer ausser Haus): nichts unternehmen und warten, dem persönlichen Stellvertreter zuweisen, einen fest konfigurierten Benutzer verwenden, einen Stellvertreter eintragen oder die Direkt-Zuweisung überspringen.
Ausnahme-Verhalten: Sobald die Suche diesen Eintrag erreicht, gilt sofort das Ausnahme-Verhalten. Einträge darunter kommen nie zum Zug und sind deshalb grau dargestellt.

Ausnahme-Verhalten

Hier legst du fest, wohin ein Beleg geht, wenn keine Regel passt:

Use Parent Rules: Der invoiceR sucht im Zuweisungs-Reglement des übergeordneten Geschäftsbereichs weiter. Diese Option erscheint nur, wenn es einen übergeordneten Geschäftsbereich gibt.
An Rolle zuweisen: Der Beleg geht fest an eine Rolle.
An Benutzer zuweisen: Der Beleg geht fest an einen Benutzer, optional mit Stellvertretung und Stellvertreter-Rolle.

Mit Route bestimmst du zusätzlich, in welchen Schritt der Beleg in diesem Fall geht: in die manuelle Zuweisung (Assignment2ManualAssignment), in die Kontierung (Assignment2Accounting) oder in die Schlusskontrolle (Assignment2Endcheck). Ohne Angabe gilt der normale Weg.