PatNG

Mit dem Modul PatNG verarbeitet der invoiceR Fremdleistungsrechnungen, also Rechnungen für Leistungen, die externe Stellen für Patientinnen und Patienten erbracht haben. Der invoiceR ordnet jede Rechnungsposition einem Patientenfall zu, erfasst sie als Leistung und kontiert sie für die Finanzbuchhaltung.

Patientendaten

Fremdleistungsrechnungen enthalten Patientendaten. Gib Belege nur an Personen weiter, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Ablauf im Überblick

Rechnungseingang → Texterkennung → Leistungserfassung → Fallzuordnung → Kontierung → Freigabe → Finanzbuchhaltung

Rechnungen, die nicht automatisch zugeordnet werden können, landen im Fehlertopf und werden dort von Hand bearbeitet.

Hinweis

Für Fremdleistungsrechnungen braucht es einen eigenen Rechnungseingang, also eine eigene E-Mail-Adresse. So kommen sie nicht mit den übrigen Rechnungen durcheinander.

Rollen

Im PatNG-Ablauf gibt es zwei Rollen. Die genauen Rollennamen können bei euch abweichen.

Rolle	Aufgaben
Leistungserfassung (zum Beispiel „PAT-Admin“)	Leistungspositionen erfassen, prüfen und Fällen zuordnen. Bearbeitet den Fehlertopf.
Kontierung (zum Beispiel „PAT-Kontierung“)	Erfasste Leistungen kontieren, Kostenstellen und Sachkonten prüfen, an die Finanzbuchhaltung freigeben. Sieht die Leistungserfassung, ändert sie aber nicht.

Damit der Ablauf vollständig automatisch laufen kann, müssen beide Rollen eingerichtet und Personen zugewiesen sein.

Stammdaten vorbereiten

Die automatische Zuordnung funktioniert nur so gut wie die Stammdaten. Pflege sie, bevor die ersten Rechnungen kommen.

Leistungsnummern erfassen

Leistungsnummern sind die Grundlage für die Zuordnung der Rechnungspositionen.

1. Öffne in den Stammdaten die Liste der Leistungsnummern.
2. Lege mit + eine neue Leistungsnummer an.
3. Erfasse die Bezeichnung (zum Beispiel „Physiotherapie Einzelsitzung“) und die Nummer.
4. Speichere den Eintrag.

Leistungsnummer und Kontierung beim Kreditor hinterlegen

Jedem Kreditor ordnest du die passenden Leistungsnummern und die Kontierung zu:

1. Öffne in den Stammdaten den Kreditor.
2. Erfasse die zugehörige Leistungsnummer.
3. Lege die Kostenstelle fest:
   • KST (Sammelkostenstelle): feste Kostenstelle für alle Rechnungen dieses Kreditors.
   • EKST (Erbringerkostenstelle) und AKST (Auftraggeberkostenstelle): werden automatisch aus der Fallchronik übernommen.
4. Speichere die Zuordnung.

Prozessschritte

Die Namen der Schritte richtet eure Administration ein. Üblich sind die folgenden.

PAT-Leistungserfassung

Der invoiceR liest die Rechnung aus und gleicht sie mit den Stammdaten und den Fällen ab:

1. Die Texterkennung liest Kreditor, Leistungsdatum, Auftragsdatum und Patientenangaben aus.
2. Mit Name, Geburtsdatum und Leistungsdatum sucht der invoiceR den passenden Fall in PatNG. Gibt es genau einen Treffer, wird der Fall zugeordnet.
3. Die Leistungsnummer wird anhand des Kreditors abgefüllt, AKST und EKST kommen aus der Fallchronik.
4. Du prüfst die Zuordnung und bestätigst oder korrigierst sie.

Feld	Herkunft
Leistungsnummer	Stammdaten des Kreditors
Leistungsdatum	Texterkennung
Auftragsdatum	Texterkennung
AKST / EKST	Fallchronik des zugeordneten Falls
Fall	Texterkennung und Abgleich mit PatNG

PAT-Kontierung

Nach der Leistungserfassung wird die Rechnung automatisch kontiert:

1. Der invoiceR erzeugt die Kontierungszeilen aus der Zuordnung von Kreditor und Leistungsnummer.
2. Aufwandkonto, Kostenstelle und weitere Angaben werden gesetzt.
3. Die Person mit der Rolle Kontierung prüft die Kontierung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
4. Nach der Freigabe wird die Buchung an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Damit eine Leistung übergeben werden kann, braucht jede Position Fall, Auftragsdatum, Leistungsdatum, Leistungsnummer, AKST, EKST und Menge. Fehlt etwas, meldet der invoiceR, dass die Leistung nicht vollständig erfasst ist.

PAT-Fehlertopf

Kann eine Rechnung nicht automatisch verarbeitet werden, landet sie im Fehlertopf. Gründe sind zum Beispiel:

• Auf der Rechnung fehlen Patientenangaben, etwa Name oder Geburtsdatum.
• Es gibt keinen oder mehr als einen passenden Fall.
• Der Kreditor ist unbekannt oder hat keine Leistungsnummer.

So bearbeitest du eine Rechnung im Fehlertopf:

1. Öffne in der Aufgaben-Liste die Rechnung im Schritt PAT-Fehlertopf.
2. Prüfe die erkannten Daten und ergänze oder korrigiere: Patientenname und Geburtsdatum, Fallnummer, Leistungsnummer und Kostenstelle (KST, EKST, AKST).
3. Ist alles erfasst, leite die Rechnung weiter, damit sie kontiert werden kann.

Tipp

Landen Rechnungen eines Kreditors immer wieder im Fehlertopf, prüfe seine Stammdaten. Vollständig gepflegte Leistungsnummern und Kontierungen ersparen später viel Handarbeit.

Häufige Fragen

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
Der Fall wird nicht automatisch zugeordnet.	Patientenangaben auf der Rechnung fehlen oder weichen ab.	Angaben im Fehlertopf ergänzen. Bei häufigen Fällen die Rechnungsqualität beim Lieferanten beanstanden.
Es wird keine Kontierungszeile erzeugt.	Beim Kreditor fehlt die Leistungsnummer oder die Kontierung.	Stammdaten des Kreditors prüfen und ergänzen.
Die Rechnung landet trotz korrekter Daten im Fehlertopf.	Es gibt mehrere mögliche Fälle.	Im Fehlertopf den richtigen Fall von Hand wählen.
Das Leistungsdatum ist falsch erkannt.	Schlechte Scanqualität oder ungewöhnliches Rechnungsformat.	Datum von Hand korrigieren und das Rechnungsformat mit dem Lieferanten klären.

Begriffe

Begriff	Bedeutung
KST	Sammelkostenstelle, fest pro Kreditor
EKST	Erbringerkostenstelle, aus der Fallchronik
AKST	Auftraggeberkostenstelle, aus der Fallchronik
Fallchronik	Chronologische Übersicht aller relevanten Daten eines Patientenfalls
Fehlertopf	Sammelstelle für Rechnungen, die nicht automatisch verarbeitet werden konnten