Aufgaben-Liste

Die Aufgaben-Liste ist dein Arbeitsplatz im invoiceR. Du öffnest sie im Hauptmenü mit Aufgaben. Jede Zeile ist eine Aufgabe: ein Beleg, der in einem bestimmten Schritt auf dich wartet, zum Beispiel in der Kontierung oder im Visum.

Eine Aufgabe kann dir persönlich zugeteilt sein, einer Rolle, in der du Mitglied bist, oder dir als Stellvertretung einer abwesenden Person.

Aufgaben-Liste in der Benutzeransicht mit den Spalten Barcode, Lieferant, Rechnungsnr., Rechnungsdatum, Status und Betrag

Ansichten

Je nach Berechtigung kannst du unten in der Liste zwischen mehreren Ansichten wählen. Der invoiceR merkt sich deine Wahl.

Ansicht	Für wen
Benutzeransicht	Die schnelle Standard-Ansicht für die tägliche Arbeit.
Ansicht mit Vorschau	Zeigt zu jeder Aufgabe ein Vorschaubild des Belegs.
Adminansicht	Für die Buchhaltung: mehr Filter, Sortierung, Export und Aktionen für mehrere Aufgaben.

Spalten

Standardmässig siehst du die wichtigsten Angaben pro Beleg: Barcode, Lieferant, Rechnungsnr., Rechnungsdatum, Status (der aktuelle Schritt), Mandant, Betrag und Währung.

Weitere Spalten blendest du über die Spaltenauswahl ein, zum Beispiel Besitzer, Rolle, Eintritt in Schritt, Zahlungs-Fälligkeitsdatum, Projekt oder Chips:

1. Klicke oben rechts in der Liste auf das Symbol für die Spaltenauswahl.
2. Ziehe die gewünschte Spalte mit der Maus in den Tabellenkopf. Eine Spalte, die du nicht brauchst, ziehst du aus dem Tabellenkopf zurück in das Fenster.

Mit Tabellen-Einstellungen zurücksetzen stellst du Spalten, Filter und Sortierung wieder auf den Standard.

Tipp

Fährst du mit der Maus über den Barcode, zeigt der invoiceR ein kleines Vorschaubild des Belegs.

Filtern und sortieren

• Filter pro Spalte: Im Kopf vieler Spalten gibt es ein Filtersymbol. Damit wählst du zum Beispiel nur einen bestimmten Lieferanten oder Status.
• Aktualisieren: lädt die Liste neu. Neue Aufgaben erscheinen in der Regel auch ohne Neuladen.

In der Adminansicht gibt es zusätzlich eine Filterzeile unter dem Tabellenkopf, einen Filter-Editor (Neuer Filter), gespeicherte Schnellfilter und die Sortierung per Klick auf den Spaltenkopf. Die Benutzeransicht sortiert nicht nach Spalten.

Aufgabe öffnen

Klicke auf eine Zeile. Der Beleg öffnet sich mit dem Dokument und den Reitern des aktuellen Schritts. Wie es dort weitergeht, steht bei den einzelnen Schritten unter Prozess.

Aufgabe gesperrt

Hat jemand anderes den Beleg gerade offen, zeigt der invoiceR den Hinweis „Aufgabe ist gesperrt“ und wer sie geöffnet hat. Hast du den Beleg selbst in einem anderen Fenster offen, schliesse ihn dort. Mit Entsperren kannst du die Sperre aufheben, wenn du sicher bist, dass niemand mehr daran arbeitet.

Mehrere Aufgaben nacheinander bearbeiten

Markiere mehrere Aufgaben mit den Kontrollkästchen links und klicke auf eine davon. Sobald du eine Aufgabe abschliesst, öffnet der invoiceR automatisch die nächste markierte Aufgabe.

Aufgaben anderer Personen

Mit der entsprechenden Berechtigung (meist die Buchhaltung) gibt es in der Adminansicht diese Schalter:

• Aufgaben aller Benutzer anzeigen: zeigt alle offenen Aufgaben des Mandanten. Du kannst sie öffnen und bearbeiten, zum Beispiel kontieren, ablehnen oder weitergeben.
• Aufgaben anderer Benutzer anzeigen: zeigt die Aufgaben, die du sehen darfst, auch wenn sie nicht dir gehören.
• Parkierte Aufgaben anzeigen: zeigt Belege, die jemand parkiert hat.

Mit einem Rechtsklick auf markierte Zeilen öffnest du ein Menü mit weiteren Aktionen, je nach Berechtigung zum Beispiel Aufgabe anderem Benutzer oder Rolle zuteilen, Chips hinzufügen, Chips löschen, Aufgaben abschliessen oder Problem-Handling durchführen. Welche Berechtigungen es dafür gibt, beschreibt Berechtigungen.

Chips

Chips sind farbige Markierungen an einem Beleg, zum Beispiel „Parkiert“, „Nachgefragt“ oder „4-Augenprinzip verletzt“. Du siehst sie in der Spalte Chips und im geöffneten Beleg. Ein Klick auf einen Chip zeigt mehr dazu.