Ablauf eines Belegs

Jede Eingangsrechnung läuft im invoiceR als Beleg durch mehrere Schritte. In jedem Schritt, in dem ein Mensch etwas tun muss, entsteht eine Aufgabe in der Aufgaben-Liste der zuständigen Person oder Rolle.

Die Schritte

Zuweisung: Der invoiceR bestimmt anhand des Zuweisungs-Reglements, wer den Beleg kontiert. Klappt das nicht automatisch, weist jemand den Beleg von Hand zu.
Kontierung: Du prüfst die Kopfdaten und verteilst den Rechnungsbetrag auf Kontierungszeilen mit Konto, Kostenstelle und MwSt-Satz.
Visum: Der invoiceR ermittelt, wer den Beleg freigeben muss. Diese Personen erteilen oder verweigern ihr Visum pro Kontierungszeile.
Schlusskontrolle: Die Buchhaltung prüft den Beleg ein letztes Mal und gibt ihn zur Verbuchung frei.
Archiv: Der erledigte Beleg bleibt mit seinem ganzen Verlauf auffindbar.

Mit Bestellungen gibt es zusätzlich die Wareneingangsbestätigung.

Schema der Schritte Zuweisung, Kontierung, Visum und Schlusskontrolle als Pfeilkette

Welche Schritte bei euch aktiv sind, wie sie heissen und welche Schaltflächen es gibt, legt eure Administration fest. Diese Hilfe beschreibt die Standard-Einrichtung.

Ein Beleg ist geöffnet

Wenn du eine Aufgabe öffnest, siehst du:

Oben den Namen des Schritts (zum Beispiel „Kontierung“) und darunter die wichtigsten Angaben: Mandant, Prozess, Barcode, Lieferant und Betrag. Ein Klick auf eine Angabe kopiert sie in die Zwischenablage.
Das Dokument des Belegs, damit du die Rechnung beim Bearbeiten vor dir hast.
Reiter mit den Daten des Belegs. Welche Reiter du siehst, hängt vom Schritt und von deinen Berechtigungen ab:

Reiter	Inhalt
Übersicht	Kopfdaten: Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Beträge, MwSt-Sätze, Zahlungsangaben.
Manuelle Zuweisung	Nur im Schritt Zuweisung.
Kontierung	Die Kontierungszeilen.
Visums-Vergabe	Nur im Schritt Visum.
Wareneingang	Nur bei Bestellungen.
Kommentar	Kommentare zum Beleg.
Verlauf	Was mit dem Beleg wann und durch wen passiert ist.
Dokumente	Rechnung und weitere Dateien zum Beleg.
Verknüpfungen	Verbindungen zu anderen Belegen.

Unten die Schaltflächen des Schritts. Links steht Problem mit diesem Beleg für alles, was vom normalen Ablauf abweicht, rechts die Schaltflächen zum Abschliessen, Speichern und Abbrechen.

Speichern, Abbrechen, Abschliessen

Speichern sichert deine Änderungen und schliesst den Beleg. Die Aufgabe bleibt bei dir.
Abbrechen schliesst den Beleg und verwirft deine noch nicht gespeicherten Eingaben. Visa und Ablehnungen speichert der invoiceR dagegen sofort, wenn du sie erteilst. Abbrechen nimmt sie nicht zurück; dafür gibt es Visum oder Ablehnung zurücknehmen.
Die Schaltfläche zum Abschliessen (zum Beispiel Kontierung abschliessen oder Visum abschliessen) sichert deine Änderungen und gibt den Beleg an den nächsten Schritt weiter.

Was du sonst noch mit einem Beleg tun kannst (ablehnen, nachfragen, parkieren, kommentieren), steht unter Belegaktionen.