Belegaktionen

Diese Seite beschreibt Aktionen, die in mehreren Schritten vorkommen. Die Seiten zu den einzelnen Schritten verweisen hierher.

Problem mit diesem Beleg

Alles, was vom normalen Ablauf abweicht, startest du links unten im geöffneten Beleg mit Problem mit diesem Beleg:

Klicke auf Problem mit diesem Beleg.
Wähle die passende Aktion. Unter der Auswahl erklärt ein gelber Hinweis, was die Aktion bewirkt.
Fülle die verlangten Felder aus, zum Beispiel einen Grund, eine Person oder ein Datum.
Klicke auf die Schaltfläche unten rechts. Ihre Beschriftung hängt von der Aktion ab.

Fenster Problem mit Beleg mit Auswahl der Aktionen, gelbem Erklärungstext und Textfeld für den Grund

Welche Aktionen es in welchem Schritt gibt und wie sie heissen, richtet eure Administration ein. Die folgenden Abschnitte beschreiben die üblichen Aktionen.

Ablehnen

Mit Rechnung ablehnen meldest du, dass die Rechnung inhaltlich falsch ist oder gar nicht zu euch gehört. Ein Grund ist Pflicht.

In der Kontierung und im Visum geht der Beleg in den Schritt Ablehnungsanfrage zur Buchhaltung. Sie entscheidet, ob die Rechnung abgelehnt wird (Beleg ablehnen) oder mit einer Erklärung zurück in die Kontierung geht (Kontierung erneut starten).
In der Schlusskontrolle lehnt Rechnung ablehnen den Beleg endgültig ab.

Weitergeben

Mit Beleg weitergeben gibst du einen Beleg in der Kontierung an eine andere Person oder Rolle, die ihn kontieren soll. Wähle Neuer Kontierer oder Neue Kontierungs-Rolle und schreibe bei Bedarf eine Bemerkung. Der Beleg verschwindet aus deiner Aufgaben-Liste.

Ist die gewählte Person gerade abwesend, zeigt der invoiceR einen Hinweis.

Email-Anfrage erstellen

Mit Email-Anfrage erstellen schreibst du einer anderen Person eine E-Mail mit Bezug zu diesem Beleg, zum Beispiel mit einer Frage. Wähle den Empfänger und schreibe den Text. Der Empfänger bekommt Leserechte für den Beleg und kann ihn ansehen. Der Beleg selbst bleibt bei dir.

Nachfragen

Mit Nachfragen gibst du den Beleg vorübergehend an eine andere Person, wenn du eine Frage zum Beleg oder zur Kontierung hast. Wähle die Person und schreibe deine Frage.

Der Beleg bekommt den Chip Nachgefragt und liegt bei der gefragten Person.
Sie antwortet im Reiter Kommentar und klickt dann auf Beleg zurückgeben.
Der Beleg kommt zu dir zurück, der Chip verschwindet.

Parkieren

Mit Parkieren stellst du einen Beleg bis zu einem bestimmten Datum zurück, zum Beispiel weil du auf eine Gutschrift wartest.

Der Beleg bekommt den Chip Parkiert.
Er verschwindet aus deiner Aufgaben-Liste und steht nicht mehr in der täglichen Erinnerungs-Mail.
Am gewählten Datum kommt er von selbst zurück. Mit der Berechtigung dafür siehst du parkierte Belege in der Aufgaben-Liste mit Parkierte Aufgaben anzeigen und kannst sie früher wieder hervorholen.

Kommentar

Im Reiter Kommentar schreibst du Bemerkungen zum Beleg, die alle Beteiligten sehen. Tippe den Text in das Feld Neuer Kommentar und drücke Enter oder klicke auf das Papierflieger-Symbol.

Ein Symbol im Reitertitel zeigt, dass es Kommentare gibt, farbig, wenn du sie noch nicht gelesen hast. In der Aufgaben-Liste und im Archiv kannst du die Spalte Letzter Kommentar einblenden.

Dokumente

Im Reiter Dokumente findest du die Rechnung und alle weiteren Dateien zum Beleg.

Ansehen: Wähle ein PDF in der Liste, es erscheint in der Dokument-Ansicht.
Herunterladen: Klicke beim Dokument auf Download.
Anfügen: Klicke auf Dokument auswählen oder ziehe Dateien in das Feld (…oder hier ablegen), zum Beispiel einen E-Mail-Verkehr oder einen Lieferschein. Das geht auch noch im Archiv.

Dateien, die kein PDF sind, stehen unter Andere Dokumente.

Beleg-Verlauf

Im Reiter Verlauf steht chronologisch alles, was mit dem Beleg passiert ist: Import, Zuweisung, Kontierung, Visa, Ablehnungen, Weitergaben, Nachfragen, Parkieren und wer was wann getan hat. Ein Klick auf einen Eintrag zeigt die Details.

Den Verlauf siehst du in jeder Aufgabe und im Archiv.