Parashift

Parashift ist ein Dienst, der die Daten aus Rechnungen ausliest. Belege, die per E-Mail, Scan-Ordner oder Upload in den invoiceR kommen, werden automatisch an Parashift geschickt. Das Ergebnis übernimmt der invoiceR in den Beleg. Parashift lernt dazu: Rechnungen, die schlecht erkannt wurden, kannst du ins Training senden.

Ablauf

1. Der Beleg kommt in den invoiceR und steht im Status Warten auf Erkennung.
2. Parashift liest die Daten aus. Das dauert meist nur wenige Minuten.
3. Der invoiceR übernimmt die Daten und leitet den Beleg weiter, in der Regel in die Manuelle Zuweisung oder direkt in die Kontierung.
4. Du prüfst die Daten, siehe Daten prüfen und zuweisen.

Rechnung ins Training senden

Wurden die Daten einer Rechnung nicht korrekt oder unvollständig ausgelesen, sende die Rechnung ins Training. Bei Parashift wird die Rechnung dann nachbearbeitet, und die Erkennung lernt für künftige Rechnungen dieses Lieferanten dazu. Korrigiere die Daten im Beleg trotzdem selbst: Das Training verändert den bereits erfassten Beleg nicht.

Aus einem geöffneten Beleg:

1. Klicke unten im Beleg auf OCR.
2. Es öffnet sich das Fenster Rechnung(en) für Training an Parashift senden.

Aus der Aufgaben-Liste, auch für mehrere Belege:

1. Markiere einen oder mehrere Belege.
2. Klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle Rechnung(en) für Training an Parashift senden.

Im Fenster:

1. Prüfe in der Liste, ob die richtigen Belege ausgewählt sind.
2. Wähle unter Erkennungsproblem aus, was nicht gestimmt hat, sofern die Auswahl angeboten wird.
3. Beschreibe im Feld Zusätzlicher Kommentar, was falsch erkannt wurde, zum Beispiel „Rechnungsdatum als Lieferdatum erkannt“. Der Kommentar erscheint in Parashift im Bereich Comment.
4. Klicke auf Zum Training senden.

Fenster „Rechnung(en) für Training an Parashift senden“ mit Belegliste, Auswahl Erkennungsproblem und Kommentarfeld

Die Schaltfläche OCR und den Menüeintrag siehst du nur mit der entsprechenden Berechtigung.

Rechnung in Parashift trainieren

Dieser Abschnitt gilt für Personen, die selbst Zugang zu Parashift haben.

1. Öffne in Parashift den Bereich Extraction. Dort findest du die Rechnungen, die ins Training gesendet wurden. Ein Kommentar aus dem invoiceR steht unter Comment.
2. Prüfe die Daten und bestätige jede Sektion einzeln.
3. Lerne falsch ausgelesene Felder an, indem du den richtigen Wert auf dem Dokument markierst, und bestätige sie.
4. Sind alle Daten korrekt, schliesse den Beleg ab.

Parashift, Bereich Extraction: Rechnung mit markierten Feldern und Bestätigen-Schaltfläche

Rechnung im Status „Warten auf Erkennung“

Steht eine Rechnung länger im Status Warten auf Erkennung, hat das meist einen von zwei Gründen.

PDF zu gross

Parashift verarbeitet Dokumente bis 5 MB. Ein grösseres PDF, zum Beispiel mit sehr vielen Seiten oder hochaufgelösten Scans, wird nicht erkannt. In diesem Fall muss die automatische Erkennung abgebrochen und die Kopfdaten müssen von Hand erfasst werden. Wende dich dafür an eure interne Administration oder an den Support.

Tipp

Scanne Papierrechnungen in normaler Auflösung und in Schwarzweiss oder Graustufen. So bleiben die PDFs klein.

Keine abgeschlossene Erkennung nach mehreren Stunden

Parashift liest die Daten im Rahmen der vereinbarten Servicezeiten aus. Ist eine Rechnung nach mehreren Stunden noch nicht erkannt:

1. Prüfe auf der Statusseite von Parashift unter status.parashift.io, ob es gerade technische Probleme oder Wartungsarbeiten gibt.
2. Gibt es dort keine Meldung, kann das einzelne Dokument in Parashift geprüft werden. Melde den Beleg dafür dem Support.

Probleme melden

Kommst du nicht weiter, melde das Problem über eure interne Administration oder direkt beim Support von enio. Gib dabei die Belegnummer an, damit der Beleg schnell gefunden wird.