Schlusskontrolle

Die Schlusskontrolle ist der letzte Schritt vor der Verbuchung. Sie ist in der Regel Sache der Kreditorenbuchhaltung. Hier prüfst du, ob Kopfdaten, Kontierung und Visa vollständig und richtig sind.

Beleg prüfen und verbuchen

1. Öffne die Aufgabe.
2. Prüfe im Reiter Übersicht die Kopfdaten und Zahlungsangaben, je nach Einrichtung auch das Buchungsdatum.
3. Prüfe im Reiter Kontierung die Kontierungszeilen. Öffnest du eine Zeile, siehst du darunter, wer sie kontiert und wer sie visiert hat. Über die Spaltenauswahl blendest du weitere Spalten ein.
4. Achte auf Chips im Kopf des Belegs, siehe unten.
5. Klicke auf Beleg verbuchen.

Der invoiceR prüft dabei zum Beispiel, ob alle Zeilen einen MwSt-Code haben. Fehlt etwas, zeigt er eine Meldung und der Beleg bleibt bei dir.

Schlusskontrolle eines Belegs mit Reiter Kontierung, einer geöffneten Zeile mit Kontierer und Visum sowie der Schaltfläche Beleg verbuchen

Mehrere Belege auf einmal

Mit der Berechtigung dafür markierst du in der Adminansicht der Aufgaben-Liste mehrere Belege, klickst mit der rechten Maustaste und wählst Aufgaben abschliessen. Je nach Einrichtung fragt der invoiceR vorher nach einem gemeinsamen Buchungsdatum.

Vieraugenprinzip

Ist bei euch das Vieraugenprinzip eingeschaltet, dürfen Kontierung und Visum nicht von derselben Person allein stammen. Ist das Prinzip verletzt, bekommt der Beleg den Chip 4-Augenprinzip verletzt und eine Meldung.

So löst du das:

• In der Kontierungszeile eine zusätzliche Person für das Visum anfragen, siehe Zusätzliches Visum einholen, und den Beleg nochmals ins Visum geben.
• Oder das Visums-Reglement durch eure Administration erweitern lassen und das Visum neu starten.

Mit der entsprechenden Berechtigung kannst du den Chip auch bestätigen („4-Augenprinzip als erfüllt setzen“). Dafür ist eine Bemerkung Pflicht.

Etwas stimmt nicht

Unter Problem mit diesem Beleg stehen je nach Einrichtung zum Beispiel diese Aktionen:

Aktion	Wofür
Visums-Prozess erneut starten	Du hast die Kontierung geändert (zum Beispiel eine Kostenstelle) oder eine zusätzliche Person für das Visum ergänzt. Die Visa werden neu eingeholt.
Kontierungs-Schritt erneut durchführen	Die Kontierung ist falsch. Der Beleg geht zurück in die Kontierung, wahlweise an die Person aus der Zuweisung oder an eine Person, die du wählst.
Email-Anfrage erstellen	Eine Frage per E-Mail an eine andere Person stellen.
Rechnung ablehnen	Die Rechnung wird endgültig abgelehnt.
Parkieren	Den Beleg bis zu einem Datum zurückstellen.

Gefahr

Rechnung ablehnen in der Schlusskontrolle beendet den Ablauf des Belegs endgültig. Prüfe vorher, ob eine Korrektur in der Kontierung nicht reicht.

Mehr zu den einzelnen Aktionen unter Belegaktionen.