Kontierung

In der Kontierung erfasst du, wofür eine Rechnung bezahlt wird: Du verteilst den Rechnungsbetrag auf eine oder mehrere Kontierungszeilen mit Konto, Kostenstelle und MwSt-Satz. Abschliessen kannst du die Kontierung erst, wenn die Summe der Zeilen dem Rechnungsbetrag entspricht.

1. Kopfdaten prüfen

Öffne die Aufgabe. Unter dem Titel Kontierung siehst du die wichtigsten Angaben zum Beleg. Die Kopfdaten hat die Texterkennung beim Belegeingang ausgelesen; meistens stimmen sie.

Stimmt etwas nicht, wechsle in den Reiter Übersicht und korrigiere die Angabe dort, zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Betrag.

MwSt-Sätze

Im Reiter Übersicht stehen auch die MwSt-Sätze der Rechnung mit ihren Beträgen. Stimmen sie nicht mit der Rechnung überein, passe sie hier an. Sie bestimmen, welche Beträge du kontieren musst: Für jeden MwSt-Satz muss die Summe der Kontierungszeilen mit diesem Satz dem Betrag in der Übersicht entsprechen.

2. Offene Beträge im Blick

Oben im Reiter Kontierung zeigt eine Grafik pro MwSt-Satz, wie viel schon kontiert ist (grün) und wie viel noch offen ist (rot).

Grafik oberhalb der Kontierungstabelle mit einem grünen und einem roten Balken pro MwSt-Satz

Restbetrag abkontieren

Klicke auf den roten Balken. Der invoiceR legt eine neue Kontierungszeile an, setzt den MwSt-Satz und übernimmt den noch offenen Betrag. Du ergänzt nur noch Beschreibung, Konto und Kostenstelle.

3. Kontierungszeile erfassen

Klicke oberhalb der Tabelle auf das Plus-Symbol (Neue Kontierungsposition hinzufügen). Die neue Zeile öffnet sich zur Bearbeitung.

Feld	Hinweis
Beschreibung	Der Buchungstext. Beim Tippen schlägt der invoiceR Texte aus früheren Kontierungen vor. Mit den Pfeiltasten und Enter übernimmst du einen Vorschlag.
Konto	Die Auswahl ist gefiltert, damit du vor allem passende Konten siehst. Mit dem Filtersymbol oder F4 schaltest du den Filter aus und wieder ein.
Kostenstelle	Welche Kostenstellen zur Wahl stehen, hängt vom Konto ab. Wechselst du das Konto, kann eine gewählte Kostenstelle wieder verschwinden.
MwSt-Satz	Nur die Sätze, die in der Übersicht für diesen Beleg stehen.
Netto Betrag / Brutto Betrag	Du füllst eines der beiden Felder. Beim Verlassen des Felds rechnet der invoiceR das andere mit dem MwSt-Satz aus.

Je nach Einrichtung gibt es weitere Felder, zum Beispiel Projekt oder Kostenträger, und oben in der Zeile mehrere Formulare (Reiter) für unterschiedliche Arten von Buchungen.

Mit Schliessen klappst du die Zeile zu. Erfasse für eine Mehrfachkontierung einfach weitere Zeilen.

Aufgeklappte Kontierungszeile mit den Feldern Beschreibung, Konto, Kostenstelle, MwSt-Satz, Netto Betrag und Brutto Betrag

Netto oder Brutto?

Erfasst du Nettobeträge, rechnet der invoiceR die MwSt dazu und ermittelt den Bruttobetrag. Du musst die MwSt bei einer Mehrfachkontierung also nicht selbst ausrechnen. Prüfe am Schluss in der Grafik, ob pro MwSt-Satz nichts mehr offen ist.

Tastenkürzel

Taste	Wirkung
Ctrl + Q	Neue Kontierungszeile anlegen.
F2	Neue Kontierungszeile anlegen und den Text, den du im Dokument markiert hast, als Beschreibung übernehmen.
F4	Kontofilter aus- oder einschalten.

4. Vorlagen und Verteilen

Oberhalb der Tabelle gibt es je nach Berechtigung weitere Schaltflächen:

• Kontierungs-Vorlagen anzeigen: Der invoiceR schlägt Kontierungen aus früheren Belegen desselben Lieferanten und gespeicherte Vorlagen vor, die besten Treffer zuerst. Wähle eine Vorlage, markiere die Zeilen, die du übernehmen willst, und klicke auf Kontierung anlegen. Dabei wählst du, ob die Beträge aus der Vorlage übernommen, gleich verteilt oder im Verhältnis der Vorlage verteilt werden oder ob du sie selbst eingibst.
• Restbetrag auf vorhandene Kontierungen gleichmässig verteilen: teilt den offenen Betrag zu gleichen Teilen auf die bestehenden Zeilen auf.
• Restbetrag auf vorhandene Kontierungen im bestehenden Verhältnis verteilen: teilt den offenen Betrag im Verhältnis der bestehenden Zeilen auf.
• Manuelle Anfragen zur Freigabe hinzufügen: holt ein zusätzliches Visum ein, siehe Visum.

5. Kontierungszeile löschen

Öffne die Zeile und klicke auf den Papierkorb (Löschen). Bestätige die Rückfrage.

Achtung

Visa und Ablehnungen, die zu dieser Zeile bereits erteilt wurden, werden mitgelöscht. Legst du die Zeile neu an, muss das Visum erneut eingeholt werden.

6. Kontierung abschliessen

Sobald der ganze Betrag kontiert ist, erscheint unten rechts Kontierung abschliessen. Ein Klick sichert den Beleg und startet das Visum.

Der invoiceR lässt dich nicht abschliessen, solange

• noch ein Betrag offen ist,
• einer Zeile das Konto fehlt oder
• auf einer Zeile eine Ablehnung aus dem Visum liegt.

Achtung

Speichern allein schliesst die Kontierung nicht ab. Der Beleg bleibt dann in deiner Aufgaben-Liste.

Wenn ein Visum abgelehnt wurde

Lehnt eine visierende Person eine Kontierungszeile ab, kommt der Beleg zu dir zurück in die Kontierung. Bei der betroffenen Zeile steht Ablehnung vorhanden; öffne die Zeile, um den Grund zu lesen. Korrigiere die Zeile und entferne danach die Ablehnung (Ablehnung entfernen), oder lösche die Zeile und erfasse sie neu. Danach kannst du die Kontierung wieder abschliessen.

Belege mit Bestellbezug

Ist eine Rechnung mit einer Bestellung verknüpft, erstellt der invoiceR die Kontierung aus den Bestelldaten. Stimmt der Betrag genau, wird die Kontierung übersprungen. Bleibt ein Restbetrag, kontierst du ihn wie oben über den roten Balken. Mit Neue Kontierungsposition mit Bestellbezug hinzufügen (Einkaufswagen) verknüpfst du eine Zeile von Hand mit einer Bestellung.

Mehr dazu unter Materialwirtschaft.

Wenn etwas nicht stimmt

Ist die Rechnung falsch, nicht für dich oder hast du eine Frage, findest du unter Problem mit diesem Beleg die passenden Aktionen: zum Beispiel Rechnung ablehnen, Beleg weitergeben oder je nach Einrichtung Nachfragen und Parkieren. Siehe Belegaktionen.