Spesen erfassen

Spesen erfasst du in der invoiceR-App. Zu jedem Beleg gehören ein Foto oder Scan und ein kurzes Formular mit den Angaben, die eure Buchhaltung braucht. Welche Formulare und Felder du siehst, legt eure Administration fest. Für eine Autofahrt fragt das Formular zum Beispiel nach Kilometern, für ein Geschäftsessen nach den Teilnehmenden.

Spesenbeleg erfassen

1. Öffne die invoiceR-App. Bist du noch nicht angemeldet, folge Anmelden in der App.
2. Fotografiere oder scanne den Beleg mit der Kamera.
3. Wähle das passende Formular, also die Art der Ausgabe. Ist die automatische Erkennung eingeschaltet, schlägt die App das Formular selbst vor.
4. Prüfe die Felder. Angaben, die auf dem Beleg erkannt wurden, sind bereits ausgefüllt. Korrigiere sie bei Bedarf und ergänze fehlende Angaben.
5. Schicke den Beleg ab.

Das Formular kann verschiedene Feldarten enthalten: Text, Datum, Zahl, Kilometer und Auswahlfelder. Hat ein Feld ein Info-Symbol, tippe darauf, um eine Erklärung zu sehen. Felder, deren Wert schon feststeht, blendet die App teilweise aus.

invoiceR-App: Spesenformular mit Foto des Belegs, ausgewählter Spesenart und ausgefüllten Feldern Datum und Betrag

Tipp

Fotografiere den Beleg flach, gut beleuchtet und vollständig. Je besser das Bild, desto mehr Angaben erkennt die App selbst.

Was danach passiert

Der Spesenbeleg landet im invoiceR und durchläuft dort den Spesenprozess. Je nach Einrichtung sind das die Schritte:

1. Zuweisung: Der Beleg wird automatisch oder von Hand der richtigen Person zugewiesen.
2. Kontierung: Konto und Kostenstelle werden gesetzt. Standardwerte aus dem Formular helfen dabei.
3. Visum-Anfrage: Die zuständige Person gibt die Spesen frei.
4. Schlusskontrolle: Die Buchhaltung prüft den Beleg abschliessend.
5. Abgeschlossen: Der Beleg ist erledigt und im Archiv zu finden.

Die einzelnen Schritte beschreiben Kontierung, Visum und Schlusskontrolle.

Für Administratoren: Formulare anpassen

Die Spesen-Formulare richtest du pro Geschäftsbereich ein:

1. Öffne Administration > Geschäftsbereiche.
2. Klicke beim gewünschten Geschäftsbereich auf das violette Kreditkarten-Symbol (Spesen-Optionen bearbeiten). Bei einfachen Installationen gibt es nur einen Geschäftsbereich.
3. Unter Formulare siehst du die Formulare für die verschiedenen Spesenarten. Mit Neu legst du ein weiteres an, mit einem Klick auf ein Formular bearbeitest du es.
4. Lege pro Formular fest:
   • Titel: So heisst das Formular in der App.
   • KI-Beschreibung: Hilfstext für die automatische Erkennung. Sie wählt damit das passende Formular und füllt Felder aus.
   • Standardwerte für Konto, Kostenstelle und Projekt. Sie helfen, die Kontierung zu automatisieren.
   • Felder: Welche Angaben das Formular abfragt.

Fenster „Spesen-Optionen“ mit der Liste der Formulare links und der Konfiguration eines Formulars rechts

Hinweis

Ob die Benutzer geänderte Formulare sofort sehen oder sich in der App neu anmelden müssen, ist hier noch nicht beschrieben. Dieser Abschnitt wird ergänzt.