Abwesenheiten und Stellvertretung

Wie Anwender eine Abwesenheit erfassen und einen Stellvertreter wählen, steht unter Abwesenheit. Diese Seite beschreibt, was dabei im Hintergrund passiert.

Grundsatz

Jede Abwesenheit, die ein Benutzer erfasst, wird als Eintrag in der Tabelle biz.OutOfOffice gespeichert. Damit weiss der invoiceR für jeden Zeitpunkt, ob ein Benutzer an- oder abwesend ist.

In der Aufgaben-Liste lässt sich die Spalte Stellvertreter einblenden. Sie zeigt für jede Aufgabe den eingetragenen Stellvertreter. Der Stellvertreter sieht die Aufgabe aber nur und kann den Beleg nur öffnen, solange der eigentliche Besitzer der Aufgabe abwesend ist.

Wann der Stellvertreter eingetragen wird

In den meisten Schritten trägt der invoiceR den Stellvertreter ein, sobald die Aufgabe entsteht, also wenn der Beleg in den Schritt kommt. Das passiert auch dann, wenn der Besitzer anwesend ist und keine Abwesenheit geplant hat.

Sonderfall Freigabe

Im Freigabe-Schritt trägt der invoiceR keinen Stellvertreter ein, solange der Besitzer anwesend ist. Beginnt eine Abwesenheit, prüft ein Hintergrund-Job, für welche Aufgaben dieser Benutzer als Besitzer eingetragen ist, und leitet diese Aufgaben neu durch den Schritt. Wegen der nun aktiven Abwesenheit werden dabei die Stellvertreter eingetragen, und sie sehen den Beleg.

Der Grund für diese Sonderbehandlung: Eine Abwesenheit kann die Zahl der Aufgaben ändern. Beispiel: Die Kontierung ergibt drei Visums-Gruppen, alle mit Benutzer A als Freigeber, aber mit drei verschiedenen Stellvertretern. Solange Benutzer A anwesend ist, genügt eine Aufgabe für ihn. Ist er abwesend, braucht es drei Aufgaben, je eine für jeden Stellvertreter.

Welche Stellvertretung in der Freigabe gilt, legst du pro Stufe im Visums-Reglement fest (Falls Benutzer abwesend).

Hintergrund-Job „OutOfOfficeChange“

Der Job App.OutOfOfficeChange verarbeitet Abwesenheiten, die begonnen haben, zu Ende gegangen sind oder gelöscht wurden, und setzt fehlende Stellvertreter auf blockierten Aufgaben. Er läuft nur, wenn er eingeschaltet ist. Die Einstellungen stehen im Abschnitt OutOfOfficeChange von appsettings.json (oder pro Mandant in der Datenbank):

Einstellung	Standard	Bedeutung
JobEnabled	false	schaltet den Job ein
CronExpression	10 2 * * *	wann der Job läuft (Standard: täglich um 02:10 Uhr)
NodeGuids	Freigabe-Schritt	Ids der Schritte, deren Aufgaben bei einem Wechsel der Abwesenheit neu durchlaufen werden
NodeGuidsNotVisa	Kontierung, Schlusskontrolle	Ids weiterer Schritte, in denen der persönliche Stellvertreter gesetzt wird. Den Freigabe-Schritt hier nicht eintragen.
RequirePersonalDeputy	true	ob beim Erfassen einer Abwesenheit unter Meine Einstellungen ein persönlicher Stellvertreter Pflicht ist

{
  "OutOfOfficeChange": {
    "JobEnabled": "true",
    "CronExpression": "*/15 * * * *"
  }
}

Tipp

Läuft der Job nur einmal täglich, greift eine neu begonnene Abwesenheit in der Freigabe erst beim nächsten Lauf. Soll eine Abwesenheit schneller wirken, wähle ein kürzeres Intervall. Mehr zu Hintergrund-Jobs unter Wiederkehrende Jobs.

Ändert ein abwesender Benutzer seinen persönlichen Stellvertreter, passt der invoiceR die blockierten Aufgaben in den Schritten aus NodeGuidsNotVisa sofort an.