Qui doit viser ? (Structure du visa)

La structure du visa vous montre, pour un document, qui doit le viser et pourquoi. Vous voyez ainsi par exemple pourquoi un document se trouve chez une personne précise ou si quelqu’un doit encore valider après le visa actuel.

Ouvrir la structure du visa

1. Ouvrez le document depuis la liste des tâches.
2. Cliquez sous les onglets sur Structure du visa.
3. Confirmez la question. L’invoiceR enregistre le document pour que l’affichage soit correct.

La fenêtre Structure du visa s’ouvre. Avec Fermer, vous revenez au document.

Le bouton manque ou est grisé ?

Vous ne voyez le bouton que si vous avez l’autorisation nécessaire. Il est grisé tant qu’une ligne d’imputation contient des indications invalides, par exemple lorsqu’un champ obligatoire comme le compte manque. Remplissez la ligne complètement. Si le bouton vous manque, adressez-vous à votre administration interne.

Ce que vous voyez dans la fenêtre

L’invoiceR regroupe les lignes d’imputation en groupes : toutes les lignes pour lesquelles la même règle du règlement du visa s’applique forment un groupe. Chaque groupe est une section distincte que vous ouvrez et fermez d’un clic. Si vous passez la souris sur le i à côté de Groupe, vous voyez le total du groupe et la règle qui s’applique.

Dans un groupe ouvert, vous voyez :

• Hiérarchie : les niveaux qui doivent viser l’un après l’autre, sous forme de cases reliées par des flèches. Chaque case indique le nom du niveau, sa limite et son statut :
  • case rouge vide : pas encore de visa,
  • coche orange : une partie des lignes est visée,
  • coche verte : toutes les lignes du groupe sont visées.
• Un niveau portant la mention Demandé est celui auprès duquel se trouve le document actuellement.
• Un niveau pâle n’a pas à viser. Un niveau supérieur n’intervient que si le total du groupe dépasse la limite du niveau précédent.
• Lignes d’imputation : les lignes de ce groupe avec texte de comptabilisation et montant.
• Visas délivrés : qui a visé et quand, y compris si c’était en tant que suppléant ou en tant que membre d’un rôle.

Fenêtre Structure du visa avec un groupe ouvert, la hiérarchie sous forme de cases avec flèches, la liste des lignes d’imputation et les visas délivrés

Détails d’un niveau

Cliquez sur une case de la hiérarchie. Un champ vous montre :

• Demande actuelle : la personne ou le rôle auprès duquel le visa est actuellement demandé.
• Visa prévu : la personne ou le rôle responsable de ce niveau selon le règlement du visa.
• Les visas déjà délivrés à ce niveau.

La demande actuelle peut différer de la personne prévue, par exemple parce qu’un suppléant intervient pendant l’absence de quelqu’un.

Différent chez vous ?

Avec une autorisation supplémentaire, la comptabilité peut ici aussi saisir des visas (nouveau visa, Créer un visa) ou les retirer. Si la structure du visa ne correspond pas du tout, votre administration doit adapter le règlement du visa.

Pour savoir comment viser vous-même, voyez Visa.